Office Manager H/F Talents Immo Construction

L'Office Manager assure le bon fonctionnement quotidien du siège social et apporte un appui administratif, logistique et organisationnel à la Direction. Il/elle veille à la bonne gestion des moyens généraux, des services internes et participe à l'organisation des événements internes et externes et notamment :

1. Gestion du siège social et moyens généraux

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs
• Gestion du courrier entrant et sortant : réception, tri, distribution, affranchissement et suivi des envois.
• Suivi du bon fonctionnement général des locaux en lien avec le service technique
• Suivi des stocks de fournitures administratives et de bureau.
• Identification des besoins, passation des commandes et suivi des livraisons.
• Relation avec les prestataires liés aux fournitures et services généraux.

• Suivi administratif du parc automobile : commandes, assurances, cartes grises, contrôles techniques, entretiens, sinistres.
• Organisation des rendez-vous de maintenance et suivi des interventions.
• Mise à jour des tableaux de suivi des véhicules.
• Relation avec les prestataires automobiles et les utilisateurs internes.

• Suivi de l'inventaire du matériel informatique et téléphonique : ordinateurs, téléphones portables, téléphonie fixe, imprimantes et accessoires.
• Coordination des besoins en matériel avec les équipes concernées.
• Interface avec les prestataires pour les demandes courantes de matériel.
• Suivi des attributions, restitutions et remplacements de matériel.

• Rédaction et envoi de courriers
• Gestion des réservations nécessaires : transports, hôtels, salles, restaurants.
• Saisie des factures fournisseurs du service marketing.

• Organisation des différents comités stratégiques et de management, séminaires et événements internes.
• Préparation des supports et éléments nécessaires au bon déroulement des événements.
• Suivi administratif et logistique avant, pendant et après les événements.

• Participer à l'organisation des événements liés au fonds de dotation et coordonner les aspects logistiques et administratifs : invitations, réservations, prestataires, supports, planning et suivi opérationnel.
• Contribuer à la préparation des supports liés aux actions du fonds de dotation, en lien avec la Direction Générale et les interlocuteurs concernés.
• Participer au suivi administratif des actions soutenues : classement des documents, suivi des conventions, collecte d'informations utiles au rapport d'activité ou aux communications internes.