Assistant Services à la Population - Fleurey sur Ouche H/F
Communes
- Fleurey-sur-Ouche - 21
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Agent d'accueil et état civil polyvalent
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Tâches : Renseignements divers
Explication des démarches et orientation vers les services compétents
Aide au remplissage des formulaires
Accueil des rendez-vous
Enregistrement de dossier et établissement des récépissés de dépôt
Réception, filtration et orientation des appels téléphoniques
Service à la population
Tâches : Inscription scolaire sur la base école
Suivi des plannings de location de salles et de prêts de matériel
Relation avec les associations
Gestion des affichages sur les panneaux, panneau pocket et le site internet
Préparation des actes d'état civil
Tâches : Mise en forme des actes
Préparation, élaboration, vérification et suivi des dossiers de mariage, baptême et PACS
Établissement des actes de reconnaissance, mariage et décès
Mise à jour des registres et des livrets de famille
Application des règles juridiques
Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
Tâches : Préparation des actes administratifs (arrêtés, délibérations)
Préparation des transmissions d'actes au contrôle de légalité
Transmissions des actes aux différents organismes concernés
Aide à l'élaboration des comptes-rendus de séance
Montage de dossiers administratifs, vérification des pièces constitutives et de la complétude des dossiers
Traitement du courrier
Tâches : Enregistrement du courrier
Distribution du courrier papier et électronique
Remplissage des bordereaux d'envoi
Préparation des enveloppes
Gestion de l'affranchissement
Enregistrement des formulaires dans les registres spécialisés (urbanisme, élections, ...)
Mise en place d'un système de suivi du courrier entrant et sortant
Renfort en gestion budgétaire et comptable
Tâches : Relation avec le SGC
Etablissement et édition de documents comptables
Suivi comptable (mandats et titres)
Classement et archivage
Gestion des baux et loyers correspondants
Gestion de Chorus Pro (dématérialisation de factures)
Aide à l'établissement des budgets annuels
Aide à la réalisation de tableaux de suivi financiers
Préparation et suivi des dossiers de demande de subvention
Renfort en urbanisme et gestion du cimetière
Tâches : Enregistrement des dossiers d'urbanisme
Vérification de la complétude des dossiers
Envoi des dossiers au service instructeur
Vente de concessions
Relation avec les familles, marbriers, pompes funèbres
Le profil recherché
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Publiée le 01/07/2026 - Réf : O021260626001544
