Secrétaire de Formation - Assistant de Pôle Énergie H/F
Universite de Technologie de Belfort-Mon
- Belfort - 90
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous la direction du directeur du pôle Energie et informatique, le/la secrétaire du pôle et de formation exerce ces missions pour les FISE/FISA Energie et Génie électrique, et pour le pôle Energie et Informatique.
Il/Elle assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, technique et logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures fixées pour chaque type d'activités.
Assurer le secrétariat du pôle et des formations Energie et génie électrique et apporter toute l'assistance nécessaire aux responsables ;
Gérer les agendas et les déplacements ;
Participer à la préparation du budget prévisionnel et suivi de l'exécution budgétaire du pôle et des différents projets qui s'y rattachent (devis, bon de commande sur Sifac Web, réception matériels, factures) ;
Participer et organiser les bureaux de pôles, réunions, et leurs comptes rendus ;
Suivre les projets du pôle et plate-forme ;
Assurer le suivi des commandes ;
Assurer le soutien logistique de l'activité d'un service (locaux, matériels, fournitures), de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
Effectuer le suivi d'indicateurs et des tableaux de bords
Proposer et concevoir des procédures et outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement dans une démarche d'amélioration continue ;
Organiser et assurer la logistique des visites, des déplacements, des différents jurys et des réunions (préparation des présentations ppt, rédaction des comptes rendus) ;
Accueillir des personnalités françaises et étrangères (stage en laboratoire, professeurs invités, responsables des universités partenaires français et étrangers) ;
Participer à la vie de l'établissement et des formations : portes-ouvertes, remise des diplômes, élections, Crunch... ;
Le profil recherché
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 01/07/2026 - Réf : 210NCGY
