Assistant Administratif du Service Informatique - Terre de Provence Agglomeration H/F

Structures de coopération territoriale

Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d'Avignon, la communauté d'agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (60 500 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l'habitat, l'action sociale, le tourisme et l'aménagement du territoire.

Sous la direction du responsable du système d'information, réseaux et télécommunication, vous assurez le soutien administratif de l'équipe et participez au bon fonctionnement du service au sein de la communauté d'agglomération.

- Gestion administrative :
- Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes administratives ;
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs ;
- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents.

- Suivi financier, contrats et marchés publics :
- Participer au suivi budgétaire du service ;
- Assurer le suivi administratif des commandes, devis, bons de commande et factures ;
- Mettre à jour les tableaux de bord financiers ;
- Participer au suivi administratif des marchés publics liés aux prestations informatiques et télécoms ;
- Assurer le suivi des contrats de maintenance, d'assistance, de licences logicielles, de télécommunications et d'hébergement ;
- Veiller aux échéances contractuelles, préparer les renouvellements et alerter les responsables sur les dates clés.

- Gestion de l'inventaire et du patrimoine informatique:
- Assurer le suivi administratif de l'inventaire du matériel informatique et téléphonique ;
- Mettre à jour les bases de données patrimoniales relatives aux équipements, logiciels et licences ;
- Participer aux opérations d'inventaire physique et aux contrôles de cohérence des données ;
- Assurer le suivi des mouvements de matériel (affectations, restitutions, réformes, transferts) ;
- Produire des états de suivi et des indicateurs relatifs au parc informatique.

- Assistance à la gestion de projets :
- Assurer le suivi administratif des projets informatiques ;
- Mettre à jour les outils de suivi et les indicateurs d'activité ;
- Centraliser et diffuser les informations auprès des différents interlocuteurs internes et externes ;
- Participer à la préparation des comités de pilotage et réunions de projet.