Assistant du Maire - Magny le Hongre H/F Communes

Placé(e) auprès du Maire, l'assistant(e) de direction assure le suivi administratif, organisationnel et relationnel des activités du Maire et des élus. Il/elle contribue à la préparation des dossiers, à la coordination des acteurs institutionnels et à la bonne circulation de l'information entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
Ce poste sera susceptible d'évoluer à moyen termes en tant que poste mutualisé entre le cabinet et la direction générale.

Assistance directe au Maire :
- Gérer l'agenda du Maire et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
- Assurer le traitement, le suivi et le classement des courriers, courriels et sollicitations adressés au Maire.
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et représentations officielles.
- Réaliser les comptes-rendus, relevés de décisions et assurer le suivi des actions engagées.

Coordination du Cabinet et des relations institutionnelles :
- Assurer l'interface entre le Cabinet, les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.
- Suivre les demandes des habitants et veiller à leur orientation vers les services compétents.
- Participer aux réunions de coordination et en assurer le compte-rendu.
- Veiller au respect des échéances et à la bonne transmission des informations.

Suivi des projets et dossiers municipaux :
- Assurer un suivi administratif des projets portés par le Maire et l'équipe municipale.
- Mettre en place et actualiser des tableaux de bord de suivi.
- Participer à la rédaction de notes, synthèses et documents d'aide à la décision.

Organisation des événements et représentations :
- Coordonner l'organisation protocolaire des cérémonies, inaugurations, commémorations et événements municipaux.
- Préparer et transmettre les invitations en lien avec le service communication, établir les listes d'invités.
- Assurer le suivi des relations avec les partenaires, associations et représentants institutionnels.

Communication et représentation :
- Réunir des éléments auprès des services pour aider à la préparation des interventions, discours et supports du Maire.
- Relecture des communications émanant du service communication.