Assistant en Administration des Ventes et Administratif H/F

Ecolience

Nous recherchons pour début Juillet un(e) Assistant(e) en Administration des Ventes (ADV) et Administratif(ve) pour un remplacement congés maternité.

Au sein de notre entreprise, l'assistant(e) occupe un rôle support opérationnel et représente l'image de notre entreprise et de nos valeurs.

Vous allez travailler avec les différents services de la société dans le cadre de ses missions et des problématiques rencontrées notamment avec les services : Ventes, Marketing, Achats, Commercial, Qualité, Comptabilité, Ressources Humaines et Production.

De plus, vous êtes amené(e) à répondre aux différentes sollicitations externes de nos fournisseurs et prestataires, une capacité d'écoute et relationnelle est indispensable.

Pour la future prise de poste, une formation préalable est envisagée selon les compétences et les besoins de la personne recrutée.

Vos missions principales :
- Assurer les modalités d'accueil des fournisseurs et des visiteurs ;
- Réaliser le traitement administratif de dossiers : frappe et rédaction de courriers, mise en forme de document, classement de dossiers, saisie de documents et de l'envoi, la réception, le dispatching et le traitement du courrier et des colis ;
- Transmettre les informations, en utilisant les moyens adaptés aux sujets à traiter (courriel, notes, E.D .I.) en interne et en externe ;
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers ;
- Gérer les appels téléphoniques entrants ;
- Gérer et organiser les agendas de la présidence, les déplacements et les salons professionnels, les évènements sur site ou tout autre manifestations organisées par l'entreprise ;
- Préparer les réunions de travail et rédiger les comptes rendus de réunion ;
- Archiver et saisir les données commerciales et patrimoniales sur l'ERP ;
- Transmettre, chaque mois, les éléments de préparations de paie au cabinet en charge d'établir les bulletins de paie ;
- Garantir les bonnes relations entre l'entreprise et ses clients ;
- Assurer le suivi des contrats passés avec les agences intérim et la relation avec France Travail ;
- Communiquer à la clientèle des informations techniques sur les produits et services de l'entreprise ;
- Gérer le traitement commercial et administratif des commandes des clients, de l'avant-vente jusqu'à l'après-vente ;
- Mettre et tenir à jour les tarifs de ventes ;
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