Coordinateur Administratif Achats H/F Alliance Automotive Group

Dans un contexte de remplacement, au coeur de la Direction Achats et Offres, le Coordinateur Administratif Achats (H/F) assure le suivi administratif des activités achats et apporte un support opérationnel aux dossiers juridiques de l'entreprise. Il garantit la bonne gestion documentaire, le respect des procédures internes et contribue à la sécurisation des relations contractuelles avec les fournisseurs et partenaires. Dans ce cadre, les missions s'articulent autour de :

La gestion administrative du pôle Achats

Gestion des fournisseurs :

• Création et mise à jour des fiches fournisseurs dans la data base et la bible fournisseur à destination de nos distributeurs
• Collecte et contrôle des documents administratifs obligatoires (CGV, contacts ...)
• Vérification de la conformité des informations fournisseurs.
• Gestion des référencements fournisseurs (Création, modification, suppression)

Suivi des contrats fournisseurs :

• Classement et archivage digital des contrats sur DocuSign
• Suivi des échéances contractuelles et dénonciation de contrats
• Alerte des responsables sur les renouvellements ou résiliations à venir
• Mise à jour de la base documentaire achats.

Reporting Achats :

• Préparation des tableaux de bord
• Partage avec les acheteurs des KPIs de suivi fournisseur
• Production de rapports mensuels pour la Direction Achat & Offres

L'Assistance juridique
Gestion documentaire juridique :

• Centralisation et archivage des contrats commerciaux
• Gestion des avenants, conventions et accords-cadres
• Tenue et mise à jour de la base documentaire juridique

Suivi contractuel :

• Préparation des dossiers de signature
• Gestion digitalisée de nos contrats avec un CLM pour le bon suivi de la signature par les fournisseurs
• Coordination avec les prestataires, juristes et partenaires
• Suivi des échéances contractuelles
• Contrôle de la complétude des documents contractuel

Veille et conformité :

• Suivi des obligations réglementaires liées aux fournisseurs
• Contrôle de la validité des documents légaux
• Participation à la mise à jour des procédures internes
• Sensibilisation au respect des règles de conformité et de gouvernance

La gestion administrative générale

• Gestion du courrier entrant et sortant (boite mail achats et courrier papier)
• Organisation et classement des dossiers
• Rédaction de comptes rendus et courriers administratifs
• Interface entre les services Achats, Comptabilité, Commerce et Juridique
• Participation à l'amélioration continue des processus administratifs
  

Rattaché au Responsable Achats & Projets achats, vous travaillez en étroite collaboration avec de nombreuses parties prenantes (service communication, comptabilité fournisseurs, contrôle de gestion achats ...).