Coordinateur Back Office Achats H/F Alliance Automotive Group

Dans un contexte de remplacement, au coeur de la Direction Achats et Offres, le Coordinateur Back Office (H/F) assure le suivi administratif des activités achats et apporte un support opérationnel aux dossiers juridiques de l'entreprise. Il garantit la bonne gestion documentaire, le respect des procédures internes et contribue à la sécurisation des relations contractuelles avec les fournisseurs et partenaires. Dans ce cadre, les missions s'articulent autour de :

1. La gestion administrative du pôle Achats

Gestion des fournisseurs :
- Création et mise à jour des fiches fournisseurs dans la data base et la bible fournisseur à destination de nos distributeurs
- Collecte et contrôle des documents administratifs obligatoires (CGV, contacts ...)
- Vérification de la conformité des informations fournisseurs.
Gestion des référencements fournisseurs (Création, modification, suppression)

Suivi des contrats fournisseurs :
- Classement et archivage digital des contrats sur DocuSign
- Suivi des échéances contractuelles et dénonciation de contrats
- Alerte des responsables sur les renouvellements ou résiliations à venir
- Mise à jour de la base documentaire achats.

Reporting Achats :
- Préparation des tableaux de bord
- Partage avec les acheteurs des KPIs de suivi fournisseur
- Production de rapports mensuels pour la Direction Achat & Offres

2. L'Assistance juridique

Gestion documentaire juridique :
- Centralisation et archivage des contrats commerciaux
- Gestion des avenants, conventions et accords-cadres
- Tenue et mise à jour de la base documentaire juridique

Suivi contractuel :
- Préparation des dossiers de signature
- Coordination avec les prestataires, juristes et partenaires
- Suivi des échéances contractuelles
- Contrôle de la complétude des documents contractuels

Secrétariat juridique :
- Préparation des documents administratifs liés à la vie de la société
- Suivi des formalités administratives
- Gestion des demandes de documents émanant des partenaires ou administrations
- Organisation des signatures électroniques et physiques

Veille et conformité :
- Suivi des obligations réglementaires liées aux fournisseurs
- Contrôle de la validité des documents légaux
- Participation à la mise à jour des procédures internes
- Sensibilisation au respect des règles de conformité et de gouvernance

3. La gestion administrative générale

- Gestion du courrier entrant et sortant (boite mail achats et courrier papier)
- Organisation et classement des dossiers
- Gestion des agendas et planification des réunions de la Direction Achats
- Rédaction de comptes rendus et courriers administratifs
- Interface entre les services Achats, Comptabilité, Commerce et Juridique
- Participation à l'amélioration continue des processus administratifs

Rattaché au Responsable Achats & Projets achats, vous travaillez en étroite collaboration avec :

- les responsables achats

- le service communication marketing

- le contrôle de gestion achats

- le service comptabilité fournisseurs

- le service supply chain

- le service qualité HSE

- le service juridique

- les fournisseurs