Secrétaire H/F Groupe SOS
- Nice - 06
- CDD
- 6 mois
- Bac
- Bac +2
- Service public hospitalier
- Exp. 3 ans min.
Les missions du poste
Dans le cadre d'un marché public national, Groupe SOS Solidarités a été retenu pour mettre en oeuvre une plateforme AGIR dans le département du 06. Les plateformes AGIR ont pour missions la réalisation d'une prestation d'accompagnement individualisé et d'appui à la coordination des acteurs locaux pour l'intégration
des bénéficiaires de la protection internationale (BPI).
Contexte et environnement du poste :
Placée directement sous la responsabilité de la Direction et/ou de la Chef de Service, la secrétaire les assiste dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.
Vous êtes la première interface entre la Direction et l'extérieur.
Missions principales :
2. Gestion et Suivi administratifs :
- Envoi et mise à jour des tableaux de bord
- Constitution et tenue des dossiers du personnel (fiche de renseignements, visite médicale, etc) et des registres du personnel et résidents
- Elaboration du dossier d'entrée
- Traitement des dossiers de candidature
- Mise à jour du panneau d'affichage sous la responsabilité du chef de service
- Participation aux réunions d'équipe
- Saisie informatique de données pour transmission aux partenaires et prestataires divers
- Classement des dossiers et archivage
- Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel
- Inventaire et stockage des fournitures.
- Assurer les réceptions des commandes
- Gestion administrative et suivi des déclarations de sinistres auprès des assurances.
- Rédiger les documents administratifs (contrats de travail, avenants...) concernant les salariés des ACT
- Suivi, saisie et transmission des données RH (Congés, arrêt maladie, procédure d'embauche, fin de contrat, etc..)
2. Comptabilité :
- Tenue de caisse
- Tenue du journal des dépenses
- Récupérations des documents comptables
- Suivi des factures à payer sous la responsabilité du chef de service
- Vérification des documents comptables
- Elaboration, suivi et encaissement des factures résidents
- Transmission des documents comptables au GIE Alliance gestion sous la responsabilité du chef de service
3. Secrétariat de la direction :
- Accueil téléphonique et physique, rédaction de courriers, comptes-rendus et
notes, gestion de l'agenda, organisation logistique des réunions, commande de matériel, classement,
- Archivage et suivi de dossiers.
Cette liste est non exhaustive
Le profil recherché
Compétences :
1) Savoir-faire relatifs à la tenue du standard et de l'accueil physique des visiteurs
- S'exprimer avec clarté au téléphone
- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe.
- Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.
- Savoir orienter les visiteurs entre les différents services
- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise
- Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs
- Etre capable de répondre à certaines demandes techniques d'informations (demandes d'adresses précises de centres, procédures d'admission ...)
- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe.
2) Savoir-faire relatif au suivi administratif/de la gestion/de la comptabilité
- Savoir retranscrire les transmissions internes et informations aux différents membres de l'équipe.
- Savoir rédiger les courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus à la demande de la Direction
- Savoir tenir des fichiers à jour
- Savoir recueillir les besoins en matériel pour le personnel
- Savoir établir les bons de commande
- Savoir concevoir et mettre en page des documents sur support informatique
- Classer et archiver les dossiers
- Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires...),
- Savoir alimenter des bases de données spécifiques,
- Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique.
Connaissances
- Connaissances en gestion, en administration et notions de comptabilité
- Connaissances des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet, HR4YOU
- Connaissance du champ de l'Asile et/ou de l'intégration souhaitée.s
- Connaissance des territoires souhaitée
Infos complémentaires
Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
-
Dépôt de la candidature puis étude par le manager
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Pré-sélection par le manager et qualification téléphonique
-
Entretien avec le manager et potentiellement les membres de l'équipe
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Groupe SOS en images
Publiée le 26/06/2026 - Réf : 2026-35441
