Gestionnaire Administratif Comptable et Financier Edt R H/F

Université Toulouse Capitole

MISSIONS
Les missions principales de l'agent sont:
Assurer la gestion administrative
Assurer la gestion financière
Assurer l'organisation et le suivi des activités scientifiques


ACTIVITES PRINCIPALES
......... Mission 1: Gestion administrative de l'Institut

- Organisation de l'emploi du temps de l'Institut
- Gestion des courriers et courriels internes et externes : envois, réception, réponse, transmission
- Accueil physique, mail et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de l'université
- Communication interne et externe
- Secrétariat des réunions et conseils de laboratoires (organisation, réservation de salle dans ADE, rédaction des comptes-rendus)
- Suivi des conventions de recherches et allocations doctorales des membres de l'Institut en lien avec la Direction d'Appui à la Recherche
- Gestion de la bibliothèque de l'Institut : catalogage et actualisation du fonds, mise en valeur des nouveaux ouvrages (publications des membres et acquisitions), gestion des prêts
- Gestion logistique : fournitures et stocks (gestion et commandes), lien avec les services techniques de l'université (DDP, DSI), produits de communication (goodies)
- Classement et archivage (papier et numérique)
- Appui à l'EDDSP sur le suivi des doctorants : logistique pour les thèses, lien avec les directeurs de recherches et les codirecteurs de l'Institut (demandes d'allocations doctorales, comités de suivi de thèses...)

Mission 2 : Gestion financière

- Préparation et suivi du budget avec le directeur et le directeur adjoint, en lien avec le CSP et la direction des affaires financières : budget initial et budgets rectificatifs
- Saisie des opérations budgétaires dans le progiciel SIFAC + et Notilus : dépenses (bons de commandes), services faits, enregistrement des recettes (commandes de vente)
- Suivi des flux financiers avec d'autres services de l'Université : facturation interne (DDP, communication...), virements (autres laboratoires)
- Saisie des missions dans SIFAC des enseignants chercheurs, invités et doctorants
- Suivi de la facturation sur Ixbus
- Suivi des demandes BQR groupe 1 doctorants, en lien avec la DAR
- Suivi des demandes et des versements de subventions (région, gouvernement, autres universités...)

Mission 3: Organisation et suivi des activités scientifiques

- Suivi et réponses aux demandes des membres de l'Institut pour l'organisation des activités scientifiques
- Gestion et suivi budgétaire des colloques, conférences, et séminaires de l'Institut
- Réservation de salles dans ADE
- Suivi des inscriptions payantes
- Gestion des réservations transports, hôtels, repas
- Communication interne et externe : création graphique et diffusion des supports de communication (affiches, visuels spécifiques (écrans UTC), signalétique...) papier et numérique (affichage à l'Institut, newsletter, site internet, Twitter)
- Coordination logistique avec UTC (logistique, reprographie, DIRCOM, CAM, DSI) et les prestataires divers