Chargé·e de Mission Secrétariat et Accueil du Fjt H/F

Federation des Oeuvres Laiques Savoie

Mission principale :
Le Chargé de mission secrétariat et accueil du FJT (H/F) doit contribuer au développement d'une dynamique nécessaire à la pérennité du fonctionnement de l'accueil.

Mission 1 : Assurer l'accueil du FJT

Assurer l'accueil physique et téléphonique du FJT (résidents, partenaires, clients, fournisseurs, bénévoles, autres services FOL, .)
Apporter une réponse de premier niveau des publics accueillis (résidents, jeunes, partenaires, .)
Distribuer le courrier dans les boites aux lettres des résidents
Assurer la réservation des salles : établissement des contrats, constitution du dossier client, gestion de l'agenda de réservation, accueil et installation des clients.
Gérer la bote mail de contact générique du FJT (rediriger les mails, assurer une première réponse, .)
Gérer le logiciel de badges d'accès au FJT (programmer des badges, désactiver des badges, .)

Mission 2 : Participer à la gestion administrative du FJT

Participer à la réception de la demande d'entrée (1e info sur le fonctionnement, remise de dossier, saisie des tableaux de suivi, récupérer le dossier, s'assurer de sa complétude, transmission, relances des do-cuments manquants, .) et à la gestion administrative (remise du dossier, explication de la procédure et présentation de la résidence aux demandeurs)
Rédiger des courriers : réponses suite aux commissions d'admission, rappels au règlement intérieur, convocation, .
Soutenir la gestion locative du FJT avec la mise à jour du planning des logements, la liste des résidents, le tableau de suivi des assurances, la gestion du planning de ménage.
Saisir dans les différents tableaux de suivi de l'activité (statistiques, .)
Gérer le stock et les commande des fournitures : administratives, entretien, café, .
Mettre à jour les formulaires et assurer leur approvisionnement
Gérer certains outils de fonctionnement (création hebdomadaire de la fiche signature des mineurs ;..)
Contribuer à la communication dans le FJT : création d'affiche, gestion des zones d'affichage

Mission 3 : Soutenir la gestion locative sur des taches spécifiques

Saisir le logiciel SI-SIAO pour les demandes d'entrée
Soutenir la gestion locative en complément si nécessaire pour la réalisation d'état des lieux
Encaisser des loyers (CB, espèces)

Mission 4 : Communiquer et intervenir pour assurer le bon fonctionnement du FJT

Savoir intervenir et prévenir en cas d'incident dans le FJT
Connaitre et savoir appliquer les procédures existantes
Assurer le respect du règlement de fonctionnement
Ecouter et assurer des médiations auprès des résidents
Être un relai pour la maintenance : participer à faire remonter les besoins d'intervention

Mission 5 : Échanger avec l'équipe pluridisciplinaire du FJT

Maintenir le lien avec l'équipe socio-éducative
Collaborer avec l'ensemble de l'équipe du foyer à la réalisation d'un objectif commun
Participer à la mise en oeuvre du Projet social en lien avec le Projet fédéral de la FOL
Participer aux réunions d'équipe et de la FOL73
Participer aux réflexions et aux travaux nécessaires à l'élaboration et la mise en oeuvre des projets de l'équipe du FJT, de votre direction et de l'association
Participer à la veille sociale
Participer à la vie collective du FJT

Mission 6 : Soutien aux missions transversales de la FOL de Savoie

CDI à temps complet (100%)
Horaires de travail 09h-17h (avec 1h de pause)

Prise de poste : dès que possible