Assistant au Sein du Secrétariat Général et des Services - Mairie de Malville H/F
Communes
- Malville - 44
- CDD
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Nous cherchons une personne en renfort au sein de la Direction Générale et de la DATTU (Direction de l'Aménagement du Territoire Technique et Urbain sous la responsabilité de l'Assistante de Direction
Poste en 35h et possibilité d'un 80%
Assistance administrative et organisationnelle
- Gestion des demandes (usagers/entreprises) : accueil physique, téléphonique, mail. Filtrage, diffusion vers le service/élu compétent
- Préparation des réponses argumentée, des dossiers - suivi administratif des dossiers/demandes
- Gestion du courrier : enregistrement, transmission
- Secrétariat des comités : préparation et transmission des invitations / Gestion de l'agenda des élus
- Participation à l'organisation d'évènements : marché de noël, course de caisse à savon, cérémonies....
- Rédaction, suivi et sécurisation des actes administratifs (arrêtés, décisions, courriers) et transmission au contrôle de légalité.
- Assurer le relai lors des congés
- Suivi des échéances administratives et relance des interlocuteurs concernés.
- Participation à la préparation des réunions institutionnelles et au suivi des décisions prises.
- Mise à jour et suivi des tableaux de bord nécessaires à l'activité de la Direction Générale et des élus.
- Participation à la circulation de l'information entre les services, les élus et les partenaires institutionnels.
Gestion Etat-civil
- Participation à la continuité du service Accueil - Etat-civil en fonction des nécessités de service : : gestion des registres d'Etat-civil, du standard, accueil physique
Le profil recherché
- Travail en binôme, capacité d'autonomie et d'initiative
- Rigueur et organisation dans la gestion des dossiers
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Compétences administratives avérées (qualité rédactionnelle, accueil, gestion administrative, réponse à des courriels, etc)
- Connaissance des procédures administratives et de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales.
- Maîtrise des règles de l'accueil téléphonique et physique
- Maitrise des outils informatiques exigée : traitement de texte / publipostage / excel / gestion boite mail outlook
- Maitrise de la gestion des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Capacité à rechercher, analyser et synthétiser l'information.
- Maîtrise des outils de suivi et de gestion documentaire.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie.
- Gestion des priorités et sens de l'anticipation.
- Aptitude à travailler dans un environnement nécessitant réactivité et polyvalence.
Publiée le 25/06/2026 - Réf : O044260622000284
