Assistante Administrative - Rochette La Si Energie de Seine et Marne H/F

Structures de coopération territoriale

Le SDESM, principale autorité organisatrice de la distribution d'énergie en Seine-et-Marne, assure les travaux d'enfouissement et de renforcement des réseaux électriques basse tension, contribue à la rénovation énergétique des bâtiments publics, porte des projets visant la production d'énergie renouvelable, et soutient la rénovation des parcs d'éclairage publics. Sous la hiérarchie de la responsable du pôle juridique du SDESM, l'assistante occupe les missions suivantes :
-Préparation, organisation et suivi des instances du SDESM (comité syndical, bureau syndical, comité de territoire, ...)
-Gestion des relations entre les adhérents, le président et de la direction
-Préparation et suivi des actes administratifs (décisions du président, recueil des actes administratifs ....)
-Gestion des archives
-Suivi du parc automobile
-Suivi de l'exécution des marchés d'intendance
-Secrétariat du service

Missions principales :

Au sein du Syndicat Départemental des Énergies de Seine-et-Marne (SDESM), vous assurez un rôle d'assistance administrative et de coordination auprès de la Direction générale et des services.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

Gestion des instances et des relations avec les adhérents

Préparer, organiser et assurer le suivi des instances du syndicat (comité syndical, bureau syndical, comités de territoire, etc.) ;
Élaborer les ordres du jour, notes de synthèse et comptes rendus de réunions ;
Assurer le suivi des convocations et des échanges avec les délégués ;
Faciliter les relations entre les adhérents, la Présidence et la Direction générale ;
Assurer le suivi administratif des adhésions et des consultations des collectivités adhérentes.

Suivi des actes administratifs

Rédiger et assurer le suivi des décisions du Président ;
Gérer les conventions financières : enregistrement, numérotation, mise en signature, transmission au contrôle de légalité et suivi administratif ;
Participer à la gestion et à la sécurisation des procédures administratives du syndicat.

Gestion des moyens généraux

Participer au suivi administratif du parc automobile et à la mise en oeuvre de la stratégie de verdissement de la flotte ;
Assurer le suivi des contrats et marchés liés à l'intendance (entretien des locaux, assurances, prestations diverses, matériel) ;
Gérer les déclarations et le suivi des sinistres ;
Contribuer à l'organisation logistique des événements institutionnels du SDESM.

Assistance administrative et secrétariat

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers ;
Participer au pilotage administratif du groupement de commande de fourniture d'énergie ;
Assister les services dans la passation et le suivi des marchés publics ;
Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers ;
Gérer les certificats de signature électronique.