Responsable Administratif - Organisme de Formation H/F

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Tu prends la tête du pôle Administration des Formations.

Tu as la liberté de construire ton organisation et d'imprimer ta méthode.

Tu es à la fois manager, pilote opérationnel et force de proposition. On ne cherche pas quelqu'un qui attend qu'on lui dise quoi faire on cherche quelqu'un qui arrive avec une vision et qui structure.

Ton objectif principal : piloter et structurer l'administration des formations, tout en garantissant une expérience client fluide et une organisation fiable et performante.

Concrètement, tu devras :

- Manager et animer une équipe de gestionnaires administratifs (CDI et alternants).
- Organiser la répartition des dossiers et accompagner la montée en compétences des équipes.
- Superviser l'ensemble du cycle administratif des formations : conventions, convocations, émargements, attestations et facturation.
- Recruter et intégrer les nouveaux membres de l'équipe
- Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en oeuvre des améliorations concrètes
- Documenter et standardiser les process
- Participer aux projets transverses - évolution des outils digitaux, migration CRM, nouvelles offres
- Travailler en lien avec la Responsable Qualité & Agréments sur les sujets de conformité Qualiopi
- Piloter la gestion des financements OPCO et assurer le suivi des dossiers réglementaires.
- Garantir la qualité et la conformité des dossiers en lien avec les exigences Qualiopi.
- Identifier les axes d'amélioration et structurer des process administratifs plus efficaces.
- Assurer un reporting régulier et suivre les indicateurs de performance du pôle.
- Être l'interlocuteur privilégié des équipes commerciales, des organismes financeurs et des partenaires administratifs.
- Gérer les situations complexes et garantir une qualité de service irréprochable auprès des clients.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et capable de structurer une activité en pleine croissance.

Ton petit plus ;) : tu es reconnu pour ton sens de l'organisation, ton leadership, ton autonomie et ta capacité à faire avancer les sujets avec pragmatisme.

Nous serions encore plus impressionnés si tu as...

- 5 ans minimum sur un poste de responsable administratif en organisme de formation - c'est un prérequis
- Excellente connaissance de l'écosystème formation : OPCO, DREETS, financement, réglementation
- Maîtrise des exigences Qualiopi

Tu es :

- À l'aise avec les outils digitaux de gestion admin (type Digiforma ou équivalent) et les environnements CRM
- Manager confirmé(e) : tu sais fédérer, exiger et accompagner
- Structuré(e) et force de proposition : tu arrives avec des idées, pas des questions
- Bon(ne) communicant(e) : à l'aise avec des interlocuteurs variés - clients, partenaires, direction
- Autonome et résilient(e) dans un environnement en croissance rapide

Les avantages :

Rémunération attractive : Base fixe

Qualité de vie au travail : Politique Télétravail, primes de vacances et congés supplémentaires après deux ans d'ancienneté, mutuelle Alan, remboursement des titres de transport, et un cadre agréable, facilement accessible.

Ambiance et esprit d'équipe : Une équipe bienveillante, des petits-dejs, des afterworks et des activités sportives au programme : foot, paddle, parcours à pied, pétanque...!

Équipements et développement : MacBook, onboarding personnalisé, accès à notre plateforme d'avantages, et possibilité de travailler dans d'autres villes de déplacements. -

Titres-restaurant : Des titres-restaurant d'un montant de 8,00 € par jour travaillé, avec une prise en charge à hauteur de 50 %

Notre client accompagne les élus des (CSE) en leur proposant des formations adaptées à leurs responsabilités : gestion des budgets, risques psychosociaux, DUERP, etc.

Grâce à leur présence locale et leur réseau de formateurs, ils apportent un accompagnement sur-mesure aux CSE de toutes tailles, des TPE/PME aux grands groupes, partout en France.

Dans le cadre de leur croissance, nous recrutons pour leur compte un(e) collaborateur(rice) structuré(e) et autonome, prêt(e) à s'investir sur le long terme. Poste en CDI basé à Lyon.