Assistant·e Logistique & Mobilité Internationale H/F

Ep2c Energy

Localisation

Site de Gonfreville-l'Orcher (76)

Déplacements ponctuels à prévoir sur le secteur du Havre (1 à 2 fois par semaine).

Missions principales

Gestion des hébergements

Vous identifiez, sélectionnez et réservez les solutions d'hébergement les plus adaptées aux besoins des collaborateurs internationaux (hôtels, appart-hôtels, résidences hôtelières).

Vous assurez la négociation des conditions tarifaires, le suivi des réservations ainsi que la gestion administrative et financière des facturations.

Vous prenez en compte les contraintes individuelles de chaque collaborateur, notamment la durée de séjour, les arrivées échelonnées ou les éventuels besoins familiaux.

Coordination des transports

Vous organisez les déplacements nationaux et internationaux via les outils

Vous assurez la réservation des billets d'avion et de train, coordonnez les transferts depuis les aéroports ou gares et veillez au bon déroulement des trajets.

Vous gérez également la flotte de véhicules de location mise à disposition sur site, incluant les réservations, la remise des véhicules, les états des lieux et le suivi administratif associé.

Gestion administrative et mobilité internationale

Vous accompagnez les collaborateurs dans les démarches administratives liées à leur venue en France.

À ce titre, vous participez au suivi des demandes de visas, permis de travail et autres formalités réglementaires en collaboration avec les équipes RH et juridiques.

Vous assurez le suivi des déclarations de détachement (SIPSI) et apportez un support dans la mise en place des moyens de communication nécessaires (cartes SIM, accès numériques, etc.).

Accueil et conciergerie

Vous préparez et mettez à disposition un Welcome Pack comprenant l'ensemble des informations utiles au séjour des collaborateurs (livret d'accueil en anglais, plans, informations pratiques, numéros d'urgence, consignes locales).

Vous assurez un rôle de support quotidien en répondant aux demandes logistiques des collaborateurs internationaux et en apportant des solutions rapides aux imprévus.

Vous coordonnez également la mise à disposition des badges d'accès nécessaires aux différents sites industriels et zones réglementées.

Coordination et reporting

Vous assurez le suivi global des dossiers qui vous sont confiés et garantissez la bonne exécution des prestations associées.

Vous reportez régulièrement l'avancement des actions auprès du Pilote d'Arrêt et des équipes support logistique.

Vous êtes force de proposition pour optimiser l'expérience d'accueil et améliorer les processus de mobilité internationale.

Profil recherché

- Vous justifiez d'une expérience réussie dans la gestion de mobilité internationale, l'assistanat de projets, l'événementiel d'entreprise ou la coordination logistique de populations internationales d'au moins 5 ans.
- Bilingue anglais, vous êtes capable de communiquer avec aisance à l'écrit comme à l'oral auprès d'interlocuteurs internationaux de différentes nationalités.
- Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, notamment Excel, Google Workspace et les plateformes de réservation de voyages et d'hébergement.
- Reconnu(e) pour votre sens du service, votre réactivité et votre diplomatie, vous savez gérer les imprévus et trouver rapidement des solutions adaptées.
- Autonome et rigoureux(se), vous êtes capable de piloter simultanément plusieurs dossiers tout en respectant les délais et les exigences de qualité.
- Votre excellent relationnel, votre sens de l'organisation et votre capacité à évoluer dans un environnement industriel international seront des atouts essentiels pour réussir dans cette mission.

Compétences requises

- Expertise en organisation logistique et coordination de séjours professionnels.
- Expérience en mobilité internationale, expatriation ou gestion de déplacements complexes.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques et d'Excel.
- Anglais courant à bilingue impératif.
- Forte orientation service client interne.
- Gestion administrative et suivi documentaire.
- Capacité à travailler en autonomie et à gérer les priorités.
- Excellent sens de l'organisation et de la confidentialité.

Conditions de la mission

- Mission de 6 à 8 mois.
- Temps plein (35 heures hebdomadaires).
- Démarrage immédiat.
- Rattachement fonctionnel au Pilote d'Arrêt / Support Logistique.
- Basé à Gonfreville-l'Orcher avec déplacements ponctuels sur Le Havre.

EP2C Energy s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés. Dans le cadre de notre politique Santé, Sécurité et Environnement (SSE), nous attachons une importance capitale au respect des règles SSE afin de garantir un environnement de travail sécurisé pour nos collaborateurs avec pour ambition de contribuer positivement à l'environnement. En rejoignant nos équipes, vous serez amené à suivre les procédures et les bonnes pratiques SSE, tout en contribuant à l'amélioration continue de nos processus.