Assistant Administrative du Pole Fonds de Solidarite Logement H/F

Departement de L'indre et Loire

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef du Service Habitat et Logement et de la Responsable du Pôle Fonds Solidarité Logement (FSL), le titulaire du poste est chargé du secrétariat du FSL.

Missions principales : Activités de secrétariat, Réception et orientation des appels téléphoniques
- Informer les usagers sur les aides du FSL mobilisables, les procédures de saisine, les modalités règlementaires, les dossiers en cours d'instruction, etc.
- Apporter des renseignements et un soutien technique aux travailleurs sociaux externes et internes ainsi qu'aux secrétaires des MDS
- Orienter les différents interlocuteurs sollicitant le FSL

Traitement du courrier papier entrant
- Numériser les dossiers de demandes d'aides FSL, en respectant les règles du protocole de dématérialisation
- Renseigner le fichier de suivi du courrier Interface
- Répartir les documents aux destinataires concernés le cas échéant (instructeurs, agent chargé de l'Interface, autres agents du Service Habitat et Logement)

Tenue du secrétariat dématérialisé
Administration de la boîte mail générique du FSL

- Traiter quotidiennement la boîte mail : renseigner le public, transférer les messages si nécessaire.

Administration de la GED
- Assurer l'indexation des dossiers de demandes d'aides numérisés dans la GED et arrivant au format papier
- Injecter dans la GED les dossiers de demandes d'aides adressés au format numérique (dossiers saisis sous GENESIS par les travailleurs sociaux des MDS et dossiers adressés par mail)
- Répartir les dossiers entre les instructeurs du pôle FSL (nouvelle méthode en cours de déploiement)

Administration des outils de suivi

- Tenir à jour le compteur d'activité du pôle FSL, et veiller à une répartition équitable de la charge d'instruction *
* Le temps qu'une solution logicielle de répartition automatique des dossiers soit déployée par les services informatiques

Complétude mensuelle des fichiers de suivis de la CCAPEX (services de l'Etat) - à compter d'août 2026

- Chaque mois, le secrétariat de la CCAPEX adresse au FSL l'ordre du jour de l'instance à suivre (sous forme de fichier EXCEL) ; il s'agit de renseigner le document de toute aide individuelle accordée par le FSL (aide financière et/ou accompagnement social)


Missions secondaires -

Activités d'instruction - à partir de septembre 2026

En lien avec les quatre instructeurs des aides « accès » et « maintien » du pôle FSL, l'agent assure l'instruction et le suivi des demandes d'aides du Fonds de Solidarité Logement (FSL) - aides financières et accompagnement social lié au logement.

Il s'agit de :
- Consulter quotidiennement son tableau de bord personnalisé au sein de la GED afin de prendre connaissance des dossiers à instruire ;
- Réceptionner et vérifier la complétude/recevabilité du dossier en lien avec les acteurs concernés
(organismes de logement social, travailleurs sociaux, usagers.) ;
- Saisir les données dans le respect des procédures métiers et informatiques (logiciel GENESIS), prendre les mesures nécessaires en cas d'incohérence de données ;
- Instruire les demandes d'aides en conformité avec les termes du Règlement Intérieur, les inscrire à l'ordre du jour de la Commission FSL afférente ;
- Archiver l'intégralité des pièces du dossier au sein de la GED selon un plan de classement défini ;
- Actualiser le Workflow de la GED à chaque étape de traitement du dossier ;
- Participer au classement et à l'archivage des dossiers ;
- Apporter des renseignements et un soutien technique aux travailleurs sociaux ainsi qu'aux secrétaires des MDS.

Les modalités précises restent à définir ; selon la charge d'activité et l'avancée du contrat, il pourra s'agir d'apporter un renfort sur un des chapitres du FSL.

Missions transversales
Concourir aux réflexions collectives qui émergent au sein du pôle FSL :
- Partager son expertise...