Gestionnaire Administratif et Financier H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

La Direction générale déléguée aux musées et jardins botaniques et zoologiques (DGD MJZ), à l'interface de l'ensemble des activités du Muséum, assure la mission de diffusion auprès des publics dans 10 sites en France. La Ménagerie, parc zoologique situé en plein coeur du Jardin des Plantes, est un espace de sensibilisation et d'éducation à la préservation de la biodiversité, de protection des espèces et de valorisation des collections animales vivantes

Elle est composée :

- d'un pôle Services généraux et infrastructures (administration, espaces verts, atelier et service intérieur) ;

- et d'un pôle animalier (soigneurs, vétérinaires, gestionnaires de collections)

Le service administratif comprend 5 personnes.

Sous l'autorité de la Responsable administrative et financière (N+1), le titulaire du poste assure une fonction polyvalente dans les domaines administratif, financier et ressources humaines, en binôme selon les tâches à effectuer.

Dans le domaine financier et comptable :

• Etablir les bons de commande, vérifier l'exécution du service fait, les factures et leur règlement dans l'outil SIFAC
• Participer à la définition des besoins en matière d'achat de fournitures ou de services pour tout le site
• Assurer les relations commerciales avec les fournisseurs
• Effectuer le classement des documents et le suivi des informations
• Tenir à jour les fichiers et la documentation produits/fournisseurs
• Se tenir informé.e de la réglementation relative à la commande publique
• Réaliser des courriers et documents techniques
• Assurer le suivi administratif et financier des missions des agents de la Ménagerie

Dans le domaine des ressources humaines :

• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel de la Ménagerie :
  • • Constituer les dossiers des agents nouvellement recrutés et suivre les demandes de renouvellement de contrats
    • Suivre les absences et les changements de position d'activité du personnel de la Ménagerie : maladies, accidents de travail, détachements, disponibilité, retraite, et remplacements
    • Suivre les congés annuels et les comptes épargne temps ;
    • Contribuer aux opérations relatives au déroulement de carrière, à l'avancement, à la mobilité (titularisation, avancements d'échelon, promotions aux choix, concours, etc.)
    • Etablir les états relatifs aux primes ainsi qu'à la rémunération des personnels contractuels sur ressources propres
    • Suivre les besoins de formations individuelles, collectives, règlementaires de la Ménagerie.
    • Répondre aux enquêtes, statistiques et tableaux de bord relatifs au personnel.
• Correspondance RH : participation aux réunions avec la DRH du Muséum et relais RH auprès de la Ménagerie.
• Concours : renseignements, aide aux inscriptions et à la constitution des dossiers des agents candidats.
• Gestion des demandes de stages et d'emploi adressées à la Ménagerie : réponses aux demandes diverses, traitement des conventions, accueil administratif, participation à l'information de stagiaires. Analyse des demandes et réponses appropriées.
• Secrétariat / Dossiers administratifs divers / Dossiers transversaux / Veille réglementaire

Pas d'encadrement.

Profil recherché

Savoirs :

• Connaître ou acquérir rapidement la réglementation en matière de marchés et commande publique
• Avoir des notions en finances publiques
• Connaître ou maîtriser rapidement les règles budgétaires et comptables
• Connaître les procédures et les techniques d'achat (passation de commande)
• Connaître ou maîtriser rapidement l'organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement, ainsi que les conditions de travail
• Avoir des connaissances en gestion administrative RH

Savoir-faire :

• Maitriser des outils bureautiques standard (word et excel), avec motivation et capacité à se former à de nouveaux logiciels
• Maîtrise souhaitée du logiciel de gestion SIFAC mais formation possible
• Bonne élocution et aisance au téléphone
• Savoir rédiger des courriers simples, bonne orthographe
• Savoir organiser et gérer un système de classement
• Savoir respecter les délais

Savoir être :

• Avoir un grand sens des responsabilités
• Etre ponctuel, discret, disponible, autonome et très rigoureux
• Être polyvalent avec une capacité à travailler en équipe en adaptant ses activités individuelles dans l'intérêt collectif d'un service.
• Savoir rendre compte
• Savoir faire face aux situations d'urgence
• Savoir planifier ses activités
• S'adapter aux évolutions technologiques
• Savoir s'adapter aux contraintes du site

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou C ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Mutuelle d'établissement

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités