Assistant de Gestion Financière et Budgétaire Secrétaire du Secrétariat Général H/F

Service Public

L'assistante de gestion financière - Secrétaire du Secrétariat général travaille dans les domaines de la gestion financière, administrative, logistique et RH.

Forte charge de travail liée notamment à l'exécution budgétaire des dépenses et des recettes (> 4000 pièces à traiter/an):
Saisie/transmission/suivi des approvisionnements GFC: > 360/an
Traitement factures CHORUS PRO: > 1000/an
Liquidations des dépenses GFC: > 1700 lignes/an, > 700 Mandats, > 37 Bordereaux
Liquidations de recettes GFC: >530 Ordres de recettes, > 20 Bordereaux
Ordres de réduction de recettes, réimputations, reversements: > 50/an

Les opérations sus-mentionnées sont depuis le 01/01/2026 réalisées sur le logiciel Op@le, outil complexe et en cours de développement, le traitement obligatoire des services faits pour chaque dépense constitue une nouvelle opération et une charge supplémentaire.

Missions:

Assistant de gestion financière et budgétaire:
A partir des demandes d'achat: vérification, saisie, émission et gestion des bons de commandes et des engagements, adressage des bons de commandes aux fournisseurs et aux différents services demandeurs en interne
Relève quotidienne des factures sur le portail chorus pro et Op@le
Rapprochement des factures, bons de livraison/d'interventions pour établir le service fait
Liquidation des dépenses (saisie): factures (avec/sans RIB), y compris alimentaire, paies (affectation des salaires et charges), états de frais missions, dépenses avant ordonnancement...Saisie des ordres de reversement
Saisie des ordres de recettes(subventions, droits constatés, bourses), saisie des ordres de reversement et des ordres de réductions de recettes
Mise à jour du tableau de gestion budgétaire annuel (fournisseurs/affectations)

Secrétaire du Secrétariat Général - Gestion matérielle, logistique et RH:
Réception des commandes avec l'accueil, info aux demandeurs
Suivi des relations fournisseurs: relances, contact, créations comptes clients, incitation chorus pro, règlement des litiges avec les fournisseurs, gestion des avoirs
Gestion du stock et des commandes des fournitures administratives et réassort
Gestion de l'aide aux photocopieurs: suivi des pannes, réapprovisionnement des fournitures diverses
Gestion du linge d'internat avec le personnel région: planification des nettoyages externalisés, gestion stock y compris linge jetable
Aide au suivi des contrats de fonctionnement du lycée: contrats obligatoires (sécurité), maintenance des installations et locations diverses
Réalisation de divers travaux de secrétariatpour le SG : certificats administratifs, messages téléphoniques, rangement, archivage électronique, rangement de dossiers RH (région), etc.
Saisie de messages de l'intendance sur Pronote
Participation à l'amélioration continuedes process : écriture des procédures, mise à jour des imprimés, tableaux de suivi...
Aide à la gestion du groupement de commandes alimentaires 64-40 : saisie des besoins ann