Secrétaire de Pôle H/F

Epsm de la Sarthe

Les missions qui vous attendent

L'EPSM de la Sarthe recrute un Secrétaire de pôle H/F, à temps plein, au sein du Pôle des Activités Cliniques Transversales, d'Éducation et de Support.

Ce poste est à pourvoir dès que possible dans le cadre d'un CDD de 12 mois, par voie de mutation ou de détachement sur le grade d'Adjoint administratif ou d'Assistant médico-administratif.

Vos missions :

Sous la responsabilité et en appui du chef de pôle ainsi que du cadre supérieur, vos missions seront :

Assurer certaines missions de secrétariat de l'Équipe Opérationnelle d'Hygiène Hospitalière (EOHH).

Assurer la logistique inhérente au pôle en soutien au chef de pôle et du cadre supérieur de pôle.

Gérer l'agenda et des demandes de rendez-vous du chef de pôle, du cadre supérieur de pôle, des chefs de service et des cadres de santé, coordonner les rendez-vous du directeur délégué en lien avec le secrétariat de la direction fonctionnelle.

Organiser des réunions : convocations, ordre du jour, prise de notes et compte rendu.

Réserver et préparer les salles de réunion, pour les instances ou réunions organisées par le Pôle (Bureau de pôle, Conseil de pôle, assemblée générale de pôle, etc...).

Participer avec le chef de pôle et le cadre supérieur de pôle à l'élaboration et au suivi des projets portés par le pôle (aide à la rédaction et suivi des projets à articuler avec le COPROJ, revues de projets ARS, etc...).

Rédiger les procédures polaires à la demande du chef de pôle ou de l'encadrement

Gérer la disponibilité et la réservation des véhicules affectés au pôle et réservation auprès du pool central de véhicules (logiciel de réservation).

Gérer les approvisionnements et suivi des crédits délégués (contrat de pôle) y afférents (fournitures et imprimés de bureau, consommable informatique...).

Suivi des budgets inhérents aux activités du pôle (réception et enregistrement des demandes d'achat activité, envoi en DAA, suivi des soldes des comptes enregistrés selon les activités).

Saisir des données « ressources humaines » (congés, formation, absence...) préalablement validées par le chef de pôle, le chef de service, le cadre supérieur de pôle. Envoi en RH des effectifs de grève selon le protocole établi.

Participation à la démarche qualité du pôle (conception de supports, audits...).

Disponibilité requise pour quelques participations à des réunions extérieures à l'établissement y compris au-delà des horaires habituels.

Missions de secrétariat de l'EOHH : la gestion des protocoles, audits, archivage, compte rendu des réunions du Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales, mise à jour du DAMRI (outil d'évaluation du risque infection).

Remplacement de la secrétaire du centre de proximité et de l'équipe de soins médiatisés durant son absence (nécessité de poser les congés avec concertation de la secrétaire de ces services pour assurer la continuité de l'accueil).

Exceptionnellement, remplacement du secrétariat de la pharmacie, notamment pour l'accueil téléphonique, notes de services, comptes rendus de réunion.

Participation aux réunions organisées avec l'ensemble des secrétaires de pôle de l'EPSM (4 à 5 par an) pour développer le collectif et connaitre les outils de chacun.

Horaires : De 9h00 à 17h00, du lundi au vendredi, selon les nécessités du pôle.

Lieu d'exercice : 20 avenue du 19 mars 1962, 72703 ALLONNES.

Les "petits plus" qui font la différence

Télétravail selon les postes; Supplément de traitement familial; Compte Epargne-Temps; RTT

Véhicule de service

Formation

Restauration d'entreprise

Prise en charge des transports

+ 1 Avantage

- 1 Avantage

Quel est le profil idéal ?

Diplôme de secrétariat (niveau Bac +2).

Une expérience de secrétaire dans un établissement public hospitalier en santé mentale serait appréciée.

Connaissances :

Connaissances relatives aux établissements publics de santé

Connaissances relatives au statut général de la Fonction Publique

Connaissances relatives à l'accueil téléphonique

Aptitudes :

Élaborer, adapter et optimiser un planning de rendez-vous

Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel et la confidentialité imputables à la proximité avec les responsables de pôle

Organiser, classer et archiver des données et documents

Rédiger et mettre en forme des notes et documents relatifs à son domaine de compétences

S'exprimer face à une ou plusieurs personnes

Maîtriser l'outil informatique (Outlook, Word, Excel, Power Point, logiciels métiers ....)

Maitriser la grammaire et l'orthographe

Capacité à prioriser les tâches, à s'adapter et réajuster son organisation en conséquence

Capacité à rendre compte (communication ascendante)

Nos avantages :

14 jours de RTT :vous bénéficiez d'une réduction de votre temps de travail pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Restaurant du personnel : profitez de repas variés à tarifs attractifs si vous travaillez sur le site d'Allonnes, pour un moment de convivialité pendant vos pauses.

Prise en charge des frais de transport en commun : remboursement jusqu'à 75 % de vos abonnements mensuels ou annuels. Cette aide est destinée à faciliter vos déplacements et à réduire les coûts liés à vos trajets domicile-travail.

Supplément de traitement familial : bénéficiez d'un complément de salaire pour les parents ayant un ou plusieurs enfants à charge de moins de 20 ans (non cumulable dans le foyer).

Forfait mobilités durables : un soutien pour l'utilisation de modes de transport alternatifs et durables (vélos, covoiturage ...), pour encourager un comportement respectueux de l'environnement.

Comité de Gestion des Œuvres Sociales : accédez à une gamme de prestations sociales et d'avantages via le CGOS.

Formation continue : accédez à des opportunités d'amélioration continue de vos compétences.

Compte Epargne-Temps : après un an d'ancienneté, vous pourrez bénéficier de la possibilité d'épargner des jours de congés et RTT pour les utiliser ultérieurement.

Politique de promotion de l'égalité professionnelle : nous mettons en place des actions concrètes pour garantir une égalité des chances et promouvoir un environnement de travail inclusif et respectueux.

Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Bac +2

Quelques mots pour nous présenter

Situé à 1h de Paris, 2 heures du bord de mer, dans un écrin de verdure, l'Établissement public de santé mentale (EPSM) de la Sarthe est l'hôpital spécialisé en psychiatrie et santé mentale le plus important de la région des Pays de la Loire.

Il propose des actions de prévention, de diagnostic et de soins en santé mentale sur l'ensemble du territoire (600 000 personnes). L'EPSM de la Sarthe prend en charge les enfants, les adolescents, les adultes, les personnes âgées, ainsi que les personnes en situation de handicap psychique.

Une trentaine de lieux de consultations et de soins en ambulatoire (centres médico-psychologiques, hôpitaux de jour) sont répartis sur l'ensemble du territoire sarthois pour être au plus près de la population.
Les sites d'hospitalisation complète sont situés à Allonnes, et au Mans.

Les opportunités d'exercices sont nombreuses, les structures diversifiées : psychiatrie en service d'urgence, équipes mobiles (de prévention du suicide, de gérontopsychiatrie...) , équipe de psychiatrie périnatale, centre de soins dédiés aux adolescents, réhabilitation psychosociale, ...

Le processus de recrutement

1° étape :

Sélection préliminaire (contrôle des critères de recevabilité)

2° étape :

Entretien téléphonique votre parcours et votre projet professionnel

3° étape :

Organisation d'un entretien opérationnel en présentiel ou en distanciel

4° étape :

Retour suite à l'entretien opérationnel : Prise de décision

5° étape :

Si votre candidature est retenue, nous vous soumettrons une offre détaillée

Informations pratiques

Localisation de la structure

20 Avenue Du 19 Mars 1962, 72700 Allonnes, France

Parking

Oui

Accessibilité

Site accessible en transports en commun (T3 et TEMPO) : arrêt à proximité

Centres Médico-Psychologiques et Hôpitaux de jours au Mans et en Périphérie

Informations

un soutien pour l'utilisation de transports alternatifs et durables (vélos, covoiturage)

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