Assistant de Direction H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

Sous l'autorité de la Directrice des Relations européennes et internationales du Muséum national d'Histoire naturelle, le/la titulaire du poste assure le suivi administratif et la gestion budgétaire de la DREI.

A ce titre, il/elle contribue à la gestion administrative et financière des activités de la DREI, en appui à sa Directrice, et assure un soutien logistique et administratif auprès des membres de la Direction afin de garantir son bon fonctionnement.

Gestion administrative :

• Gestion du secrétariat et de l'agenda de la direction ;
• Réception, tri et transmission du courrier et parapheurs ;
• Saisie et mise en forme de courrier ;
• Transcription, présentation, organisation et transmission d'informations techniques (recherche d'informations sur internet, diffusion d'informations aux départements et directions, mise en ligne d'informations sur l'intranet),
• Rédaction de comptes rendus, notes, documents de synthèse ;
• Organisation de réunions et de rendez-vous (internes et externes) ;
• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions ;
• Contribution à l'organisation de visites et d'accueil de délégations étrangères ;
• Contribution à l'organisation logistiques d'événements internationaux, en France et à l'étranger ;
• Organisation de déplacements (ordres de missions, réservations titres de transport et hébergements, états de frais, et certificats administratifs) ;
• Alimentation des bases de données (contacts, conventions, correspondants internationaux...) ;
• Diffusion d'informations aux correspondants internationaux ;
• Gestion des archives papiers et électroniques de la direction ;
• Gestion de la diffusion d'informations vers l'interne et l'externe (intranet, Newsletter, page web) ;
• Assistance et soutien quotidiens à l'équipe ;
• Gestion des ordres de missions de la direction ;
• Gestion des demandes de commandes de fonctionnement de la direction (devis, fiche fournisseur, saisine du SGA);
• Contribution à l'élaboration du budget annuel de la direction et à son exécution ;
• Suivi de la consommation budgétaire des crédits fléchés attribués à la DREI (par le Ministère de l'Environnement ou d'autres institutions)

Autres : Le/la titulaire peut également être amené(e) à représenter la DREI dans des réunions (en interne et en externe).

Relations professionnelles :

En interne :Avec le secrétariat général administratif pour l'élaboration et le suivi budgétaire et la passation des commandes; avec les personnels des autres directions du MNHN : Présidence, DGD-C, directions supports de la DGD-R (en particulier la DAJA pour le suivi de conventions), la présidence, DGD-REVE (pour les attachés honoraires), de la Direction de la communication (pour les activités de communication en lien avec l'intranet, la Newsletter...).

En externe : Institutions nationale et internationale, ministères, membres du corps diplomatique, prestataires...

Profil recherché

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à se former à de nouveaux logiciels liés à la gestion administrative et RH ;
• Bonnes capacités de communication écrites et orales, ainsi que qualités rédactionnelles ;
• Connaissance du fonctionnement des administrations publiques ;
• Maîtrise de l'anglais indispensable ;
• Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité et discrétion ;
• Capacité à gérer les priorités, à respecter les délais, les procédures et la réglementation ;
• Réactivité, autonomie, esprit d'initiative et polyvalence ;
• Aptitude au travail en équipe et capacité à adapter ses activités dans l'intérêt collectif du service ;
• Disponibilité et sens du service.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Mutuelle d'établissement

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités