Secrétaire Médical H/F Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

L'EPSM de la marne est à la recherche d'un(e) secrétaire médicale pour son pôle Nord-Marne (CMP/CATTG MAUPASSANT) situé à REIMS.

Unité fonctionnelle - Pôle Universitaire de Psychiatrie Nord Marne

Service ambulatoire de soins visant le rétablissement : Service de soins ambulatoires sectoriel et intersectoriel composé de plusieurs unités situées à Reims :

• CMP/CATTG Maupassant - 1 rue de l'Université
• Consultations externes - Hôpital Henri Ey Bât B - 8 rue Roger Aubry
• HDJ Voltaire - 13 rue Voltaire
• Centre de Réhabilitation Psychosociale - 13 rue Voltaire
• Centre de Prise en charge Précoce des Psychoses (C3P-0) - 34 rue Ponsardin
• Centre territorial de Psychotraumatisme - 34 rue Ponsardin
• Unité Profamille

Le projet de service s'articule autour du concept de rétablissement, dans lequel le patient est placé au coeur de sa prise en charge et où les soins ont l'objectif de lui permettre de renforcer son pouvoir d'agir sur sa maladie, d'améliorer son bien-être et lui permettre d'atteindre les objectifs qu'il se fixe.

Le Centre Médico-Psychologique et le Centre d'Activités Thérapeutiques avec Temps Groupaux Maupassant accueille des patients âgés de plus de 18 ans et présentant tous types de pathologies psychiatriques, dépendant su secteur 51G10.

Il est constitué d'une équipe pluri-disciplinaire (médecins, psychologues, cadre de santé, infirmiers, travailleurs sociaux et secrétaire) qui travaille en collaboration autour du projet de soins individualisé du patient.

Il travaille en étroite collaboration avec d'autres unités du Pôle, notamment les unités d'hospitalisation du secteur 51G10 et la Structure des Urgences Psychiatriques, ainsi que les différentes unités du service.

Autorité hiérarchique et fonctionnelle

Le/la secrétaire est lié(e) hiérarchiquement et fonctionnellement au Médecin chef de Pôle / au médecin chef de service / au médecin responsable de l'unité fonctionnelle / à la coordinatrice des secrétariats médicaux.

Relations de travail : Ensemble des professionnels du service, du Pôle et de l'établissement, et en externe, l'ensemble des acteurs concourant au parcours de soins et de vie du patient (acteurs du soins, partenaires sociaux et médico-sociaux, mandataires judiciaires, familles...)

Lieu d'exercice

La secrétaire exercera son activité principale dans les locaux du CMP/CATTG Maupassant, situés au 1er étage de la Clinique de Champagne, 1-3-5 rue de l'Université à Reims.

Dans le cadre de l'activité du service, elle pourra être amenée à se déplacer dans les autres unités du service, soit pour des remplacements, soit pour participer à des réunions de travail.

Modalités d'exercice

1 ETP (soit 10 demi-journées)

Horaires de travail : 8h55 - 17h05 (soit 7h40), du lundi au vendredi.

Travail en rythme 1

Les horaires sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service.

Congés annuels et RTT selon la règle institutionnelle, à programmer en concertation avec ses collègues, notamment avec les secrétaires de Voltaire et Ponsardin, avec qui le/la secrétaire travaillera en trinôme.

Les horaires de travail et la gestion des absences relèvent de la coordinatrice des secrétariats

Missions du poste

La secrétaire médicale a pour mission principale de traiter et coordonner les informations médico-administratives du patient, l'accueil des usagers et de leurs accompagnateurs, l'ouverture et la saisie d'information dans les dossiers informatisés, le courrier et la liaison avec les autres unités.

Dans le cadre de ses missions au sein du CMP/CATTG Maupassant, la secrétaire :

• S'inscrit en complémentarité de l'équipe médicale et paramédicale pour l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires du réseau ;
• Crée et gère les dossiers médicaux informatisés : identitovigilance (INS et qualification d'identité), renseignement vérification et mise à jour des coordonnées du patient, de son médecin traitant et autres correspondants personnels et du réseau. Numérisation des éléments du dossier (bilans sanguins, comptes rendus médicaux, pièces administratives) ;
• Gestion des rendez-vous des médecins, psychologues et de l'assistante sociale : gestion des listes d'attente médecins et psychologues, gestion des agendas informatisés, envoi de convocations. Vérification de la cotation de l'activité, saisie des actes et des codages ;
• Organisation et planification de synthèses pluri-disciplinaires ou d'entretiens familiaux ;
• Frappe des courriers médicaux, mise en page et envoi postal et/ou mail ;
• Gestion administrative des soins sans consentement : vérification de la production des certificats de soins sans consentement et transmission au bureau des entrées ;
• Recueille et transmet des informations aux différents professionnels en adaptant le moyen de communication approprié en fonction de l'importance et de l'urgence de l'information ;
• Gestion du courrier interne et externe ;
• Participation à la réunion clinique et institutionnelle hebdomadaire : tenue de l'ordre du jour, prise de note et rédaction du compte-rendu de réunion ;
• Gestion de la commande en ligne de matériel de bureau.

Dans le cadre de ses missions en tant que secrétaire de chefferie de service :

• Planifie les différentes activités inhérentes à la fonction de chef de service (rendez-vous professionnels, organisation de réunions) ;
• Participe à la rédaction des tableaux de service, notamment concernant la permanence médicale ;
• Réceptionne le courrier et les appels à destination du service et du chef de service, interne et externe ;
• Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, notes et comptes rendus ;
• Gère et oriente les demandes d'accès au dossier médical du patient.