Gestionnaire Administratif·ve et Financier·e H/F
Aix Marseille Université
- Marseille 7e - 13
- CDD
- Bac +5
- Service public autres
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Activités principales :
1. Gestion des dépenses et des recettes des départements du site de Luminy et du BAIM
- Réaliser l'ensemble des opérations de dépenses et de recettes en gestion qualifiée dans le système d'information SIFAC, dans le respect des procédures en vigueur ;
- Assurer la gestion des dépenses sur les crédits pédagogiques, le budget annexe immobilier (BAIM) ainsi que les crédits relatifs aux CFA et CFAI (hors AMU), en fonctionnement comme en investissement, sur subvention d'État, projets financés et ressources propres ;
- Gérer les déplacements des agents, de l'engagement de la mission à sa liquidation dans Notilus en qualité de valideur de niveau 1 ; contrôler les dossiers d'autorisation de déplacement à l'étranger ainsi que les pièces justificatives ;
- Préparer la clôture de l'exercice comptable, contrôler les échéances, traiter les workflows et gérer les litiges liés aux livraisons et à la facturation ;
- Assurer un suivi rigoureux des frais de reprographie de l'École ;
- Appliquer la réglementation financière de l'établissement et contrôler la régularité ainsi que la sincérité des documents financiers et comptables ;
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données de gestion ;
- Participer aux réunions de service dans son domaine d'activité et dans le cadre de ses missions de coordination ;
- Classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières et en garantir la traçabilité ;
- Collecter, trier, diffuser et archiver les informations nécessaires au fonctionnement du service.
2. Responsabilités et activités budgétaires
- Assurer la co-coordination des recettes de l'École en binôme avec la gestionnaire référente (suivi des recettes, tenue des tableaux de bord et coordination avec les gestionnaires du service) ;
- Gérer les dépenses liées à la carte achat de la Direction en lien avec la - - - - - Direction des Affaires Financières de l'établissement et assurer le contrôle du relevé d'opérations porteur ;
- Suivre les crédits des lignes budgétaires AMU (mise en place des crédits, virements de masse, facturation interne et inter-sociétés, suivi de la consommation) ;
- Établir des bilans mensuels de suivi de la consommation des crédits et des opérations budgétaires pour les départements et services ;
- Alimenter les tableaux de bord et réaliser les extractions nécessaires à l'analyse budgétaire ;
- Répondre aux enquêtes et audits émanant de la Direction ou d'organismes extérieurs.
3. Activités associées
- Participer à des groupes de travail ;
- Élaborer des procédures internes dans son domaine d'intervention et assurer une veille réglementaire ;
- Contribuer à la continuité du service en assurant le remplacement ponctuel des autres gestionnaires en cas d'absence.
Le profil recherché
Connaissances :
- Droit public et finances publiques ;
- Règles et techniques de la comptabilité publique ;
- Réglementation relative à la gestion budgétaire applicable aux établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) ;
- Systèmes d'information budgétaires et financiers ;
- Principes généraux de la commande publique ;
- Organisation et fonctionnement de l'Université et de ses composantes.
- Recueillir et analyser les informations nécessaires au traitement des demandes ;
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion financière (suite Office, SIFAC - gestion qualifiée) ;
- Rédiger des documents administratifs, financiers et de suivi d'activité ;
- Concevoir et exploiter des outils d'analyse, de pilotage et de synthèse (tableaux de bord, indicateurs de suivi, extractions de données) ;
- Identifier les écarts constatés et proposer des actions correctives ou préventives adaptées ;
- Organiser et prioriser son activité en tenant compte des contraintes réglementaires et des échéances ;
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers et garantir la fiabilité des informations traitées.
Savoir-être
- Aisance relationnelle et aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes ;
- Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle ;
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ;
- Capacité à travailler en équipe et à s'intégrer dans un collectif de travail ;
- Force de proposition et contribution à l'amélioration continue des processus ;
- Capacité d'analyse, de synthèse et d'anticipation ;
- Autonomie dans l'exercice de ses missions ;
- Aptitude à rendre compte de son activité et à alerter sa hiérarchie en cas de difficulté.
Bienvenue chez Aix Marseille Université
L'agent recruté est placé sous l'autorité de la responsable du service financier de l'École Polytech Marseille.
L'agent recruté intervient selon trois axes principaux :
- Assister les responsables des départements dans les actes de gestion courante et le suivi budgétaire des crédits ;
- Assurer la gestion administrative et financière du budget annexe immobilier ;
- Participer à la coordination de la gestion des recettes de l'École.
Publiée le 16/06/2026 - Réf : 2026-2315190
