Secrétaire de Département - Iut Nfc H/F

Université Marie et Louis Pasteur

Définition de la fonction

Le ou la secrétaire de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d'un département d'enseignement. Il/elle assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.

Activité 1 : A'accueil et de communication

• Accueillir, renseigner le public
• Afficher et/ou diffuser les informations générales et pédagogiques
• Être la personne relais en matière de communication entre tous les acteurs de la vie du département
• Assister le chef de département dans l'administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication

Activité 2 : Assistance à l'enseignement - appui

• Participer à la mise en place de la rentrée
• Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
• Suivre et/ou élaborer des conventions de stage
• Saisir les absences des étudiants notamment pour les enseignants vacataires si besoin
• Suivre les absences des étudiants sur ADE ou autre outil de remplacement
• Suivre et gérer les informations sur ADE ou autre outil de remplacement
• Saisir les notes et résultats sur Apogée ou Pégase
• Éditer les bulletins
• Aider à la préparation des pré-jurys et réunions.
• Aider à la rédaction de CR des jurys, conseil de département, conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques
• Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
• Vérifier et suivre les dossiers e-candidats
• Suivre les anciens étudiantsnotamment via des enquêtes
• Suivre les emplois du temps sur ADE
• Suivre les dossiers vacataires
• Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
• Suivre la scolarité des apprentis
• Travailler en relations étroites avec SEFOC'AL
• Transmettre les documents au service SEFOC'AL
• Suivre l'évolution de la réglementation côté apprentissage

Activité 3 : Missions administratives

• Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
• Participer à l'organisation d'évènements et/ou sorties pédagogiques au sein du département et de l'IUT
• Participer à l'organisation des élections au conseil de département
• Suivreles dossiers vacataires : aider pour compléter les dossiers, transmettre et vérifier les heures effectuées
  - Gérer des dossiers des étudiants / alternants
  - Gérer du prêt du matériel technique et informatique (ordinateurs pour intervenants et étudiants)
  - Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
  - Classer, archiver

Activité 4 : Gestion financière

• Préparer les bons des commande
• Suivre les commandes et les livraisons
• Gérer les stocks
• Aider à l'élaboration du budget
• Déclarer et suivre les heures vacataires

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir du 01/09/2026 au 31/08/2027.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.