Gestionnaire Administratif ou une Gestionnaire Administrative - Conseil Departemental de la Mayenne H/F

Conseils départementaux

La Direction générale adjointe Développement et aménagement durables (DGADAD) organisée autour de trois directions, pilote les politiques publiques relevant des mobilités, des infrastructures, du patrimoine bâti, de l'eau, des déchets, de l'énergie, des milieux naturels et à la sécurité sanitaire.
La Direction des infrastructures de mobilité se compose de 4 services : le service laboratoire routier (SLR), le service gestion et exploitation de la route et de la rivière (SGERR), le service politique routière (SPR) et le service études et travaux (SET).

Sous l'autorité du directeur, vous assurerez :
· L'accompagnement dans l'organisation de la vie professionnelle de l'équipe managériale des services: politique routière (SPR), études et travaux (SET) et du laboratoire routier (SLR) :
o Coordonner les agendas des équipes
o Prendre les rendez-vous et mettre à jour les agendas des équipes
· La gestion administrative et le traitement des dossiers:
o Réceptionner, analyser et transmettre les différentes demandes aux collaborateurs concernés
o Mettre en forme et diffuser les courriers, notes, procès-verbaux, conventions, arrêtés, invitations...
o Vérifier la validité et la fiabilité des informations traitées et des documents administratifs
o Préparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, ...)
o Mettre à jour les procédures administratives (charte graphique, mise à jour des arrêtés et documents administratifs)
o Travailler en étroite collaboration avec l'assistante de direction de la DIM (assurer sa suppléance en cas d'absence)
· L'accueil téléphonique
o Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés
o Apporter un premier niveau d'information des demandes des usagers et des agents de la direction
· Le suivi de l'activité
o Établir et compléter le suivi des arrivées et départs des courriers, notes, comptes-rendus, ...)
· Le classement et l'archivage
o Trier, classer et archiver les documents administratifs et les courriers, notes, comptes-rendus, ...
o Préparer le préarchivage et les bordereaux de suivi ou d'éliminations

· Assure la gestion administrative et le traitement de Mayenne Ingénierie:
o Envoie et des réceptions des devis
o Préparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, ...)
o Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés