Détail du poste
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Sous la direction de la DGS et du maire.
Traitement des dossiers et saisie de documents
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Vérifier la validité des informations traitées
Rédiger des documents administratifs (comptes rendus, notes, courriers, etc)
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés parles dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Accueil physique et téléphonique
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Scanner, photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Rechercher et diffuser des informations selon différents canaux et en appliquant les règles de confidentialité
Tenir à jour des registres (courriers, actes administratifs...)
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les
participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Le profil recherché
Maîtrise les techniques de documentation et de communication ainsi que la manière de fonctionner de l'administration publique.
Maîtrisant l'informatique et l'outil bureautique, il assiste ainsi efficacement son dirigeant.
Son organisation et sa réactivité lui permettent de respecter les délais et de savoir gérer les aléas.
L'assistant(e) fait preuve de sens de l'initiative ainsi que de capacité d'adaptation sachant qu'il peut être rattaché à plusieurs dirigeants.
En raison de sa position dans l'organisation, un sens de la confidentialité est particulièrement requis.
Publiée le 12/06/2026 - Réf : O972260423001492
