Détail du poste
contact quasi-permanent avec le public, obligations importantes de discrétion et de confidentialité, disponibilité attendue en fonction des impératifs et des échéances à respecter.
relations privilégiées avec les élus, les administrés et l'ensemble des services communaux
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'agent d'accueil polyvalent / état-civil assure les missions suivantes :
- Accueil du public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner sur l'organisation des services de la commune ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Accompagner et introduire les visiteurs ;
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
- Gérer l'affichage d'informations ;
- Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
- Gestion du courrier : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du secrétariat du Maire ; trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
- Gestion des réclamations :
- Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
- Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
- Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.
- Etat civil :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
- Gérer les dossiers de recensement militaire ;
- Relations aux citoyens :
- suivi du portail citoyen ;
- gestion du cimetière : accueil des familles, gestion de l'achat et des renouvellements de concessions funéraires, lien avec les Pompes funèbres ;
- inscription sur les listes électorales ;
- Gestion des élections
- missions administratives en collaboration avec l'élue en charge des relations avec les séniors :
. prévention
. accompagnement
. animation
Le profil recherché
Compétences requises pour tenir le poste
- Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune.
- Maîtrise des techniques d'accueil du public ;
- Bonnes connaissances dans les domaines de l'état civil ;
- Maîtrise du logiciel état-civil (Berger Levrault) ;
- Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...) ;
Comportements et attitude :
- Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue ;
- Calme et maîtrise de soi ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie ;
- Polyvalence.
Publiée le 12/06/2026 - Réf : O069260602000955
