Assistante Administrative du Maire et des Élus - Vaires sur Marne H/F

Communes

- En lien direct avec le Maire, les Élus et sous la supervision du Directeur de Cabinet, vos missions sont:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire : filtrage des appels, suivi des demandes de RDV
- Gérer et coordonner l'agenda de Monsieur le Maire
- Gérer les relations avec les organismes dont Monsieur le Maire est membre
- Mettre à jour et diffuser le planning d'astreinte des adjoints
- Mettre à jour et diffuser le planning hebdomadaire des élus
- Gérer la salle de réunion des élus
- Rédiger les courrier, notes et préparer les dossiers nécessaires à l'action de Monsieur le Maire et des Elus
- Organiser la logistique des réunions publiques et des événements auxquels assistent Monsieur le Maire et les élus
- Suivre administrativement les sollicitations des citoyens et des partenaires
- Mise à jour des fichiers institutionnels
- Organiser la logistique des rendez-vous, des réunions publiques et des événements liés à la vie municipale.
- Contribuer à la circulation fluide de l'information entre les Élus, la direction générale et les services municipaux.
- Suppléer le secrétariat de la Direction générale des Services en cas d'absence (congés, formation...)