Assistant Administratif - Direction Générale - Commune d'Entraigues sur la Sorgue H/F

Communes

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, en fonction auprès du maire et de la Direction Générale, l'agent aura pour missions principales d'être le support administratif d'ensemble afin de faciliter et fluidifier l'organisation administrative de direction et d'assurer la circulation des informations.

Gestion et suivi des instances :
- Préparer, suivre et donner suite aux instances municipales (conseils municipaux et commissions)
- Piloter l'organisation matérielle des instances
- Recueillir auprès des services les points à inscrire à l'ordre du jour des instances et notamment le conseil municipal sous le contrôle de la Direction générale,
Elaborer les rétro plannings auprès des services
- Relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, décisions et arrêtés,
- Elaborer les convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres,
- Elaborer les procès-verbaux,
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion),
- Suivi et gestion de l'outil dématérialisé de gestion des instances
- Gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services,
- Gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)

Suivre les projets et les activités de la Direction
- Accompagner le Maire et le DGS dans la planification et dans la préparation de leurs engagements professionnels :
- Organiser les agendas et la prise de RDV en fonction des priorités
- Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations...)
Réaliser et mettre en forme les travaux et dossiers
- Prise de notes, rédaction objective et rédaction des comptes rendus
- Gestion des flux internes de documents entrant et sortant (courriers, notes, parapheurs...)
- Préparation des dossiers du Maire et de la Direction Générale

Missions complémentaires
- Relations internes et externes (partenaires institutionnels, associations, mairies du territoire...)
- Accueil physique et téléphonique