Assistante Administrative - Chelles H/F

Communes

Catégorie C+ / B
D.G.A Ville active et citoyenne
Service Pôle Administratif

- Assurer la polyvalence administrative auprès des Directions suivantes : action de proximité, commerce et insertion, des solidarités, affaires civiles et accueil des administrés
- Suivre et rédiger les courriers sur Elise,
- Gérer les dossiers des différentes directions,
- Suivre le stock de fournitures, matériel informatique,
- Suivre et gérer les ordres de missions, demandes de travaux, demandes informatiques,
- Assurer la gestion du pôle du véhicule affecté à la DGA,
- Engager des bons de commande, et assurer le suivi des contrats et décisions du Maire, arrêtés et délibérations des différentes directions,
- Assurer l'affichage des informations diverses,
- Effectuer la mise en forme de documents administratifs et faire les suivis des parapheurs,
- Faire le classement (physique et dématérialisé),
- Prendre en compte la tenue de l'agenda du DGA, des directeurs et responsables,
- Assurer l'accueil sur place ou par téléphone
- Gérer les demandes de stages de la Ville en collaboration avec la responsable du pôle administratif

Direction commerce et marchés :
- Rédaction des courriers, conventions (minimum 48 conventions à l'année pour la boutique éphémère, 96 en 2026 avec la création de la seconde boutique éphémère), baux, contrats, avenants et décisions du Maire avant relecture par le service Commerce et le service Juridique
- Intégration des documents administratifs dans les logiciels métiers (IXBUS, Elise).
- Suivi des documents administratifs (suivi des parapheurs) et envoi des courriers.
- Aide à l'arbitrage du planning annuel de la boutique éphémère
- Envoi par mail des confirmations aux exposants de la boutique éphémère et réponse en cas de sollicitation
- Réalisation des états des lieux d'entrée et de sortie des exposants de la boutique éphémère.
- Aide à l'organisation des clubs des entreprises, des animations commerçantes et des réunions
- Relance téléphonique des commerçants lorsque la Ville organise des animations (concours des vitrines de Noël, opération bons de réduction).
- Rédaction de bons de commande
- Aide à la mise à jour et à l'exploitation de la base de données des commerces et entreprises
- Participation et rédaction des comptes rendus des points commerce
- Participation à la réflexion sur les animations en centre-ville, au marché ou aux thématiques du club des entreprises