Les missions du poste
Sous l'autorité du chef de la Mission, et de l'adjointe au chef de mission la/le titulaire du poste assure les missions suivantes.
Secrétariat du service
- Gestion des parapheurs et du courrier, sous leur forme papier, ainsi que sous leur forme électronique en utilisant l'outil informatique ELISE du ministère.
- Gestion des demandes diverses : opérations logistiques, demandes d'approvisionnements, de fournitures etc.
- Organisation de l'accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques.
- Suivi des procédures RH : gestion des procédures de recrutement en lien avec le service RH de proximité, gestion des congés des vacataires, organisation des déplacements (référent Chorus DT).
- Gestion des stocks de fournitures et de conservation.
- Organisation et suivi des réunions d'équipe, rédaction de comptes rendus.
- Numérisation de documents : bordereaux de versement d'archives, bordereaux d'élimination d'archives et mise à disposition dans les ressources informatiques partagées du service.
Organisation des transferts d'archives
- Interventions sur plusieurs sites situés dans Paris ou proche banlieue (sites du ministère de l'Éducation nationale dont futur site de Gentilly (Val de Marne), site du ministère de l'Enseignement supérieur, de la recherche et de l'espace, site du ministère des Sports, de la jeunesse et de la vie associative).
- Suivi des entrées : enregistrement, tenue des tableaux de bord, etc.
- Gestion matérielle des entrées en provenance des directions (en lien avec les services logistiques).
- Organisation matérielle des transferts d'archives définitives vers les Archives nationales.
- Gestion des espaces de conservation : tenue à jour du récolement, préparation des chiffres pour le rapport annuel, organisation des refoulements.
Travaux archivistiques
- Gestion de la bibliothèque du service : commande et récolement des ouvrages.
- Réalisation ponctuelle d'inventaires d'archives (optionnel).
Le profil recherché
Connaissances :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'administration.
- Connaître l'organisation des ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche et de la jeunesse et des sports est un plus.
Compétences opérationnelles :
- Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint, outlook.
- Capacité à rendre compte.
- Capacités rédactionnelles.
- Respect des process internes.
Compétences comportementales :
- Avoir de la rigueur, de la régularité et de la méthode.
- Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives.
- Capacité à travailler en équipe.
- Savoir organiser les priorités, gérer et optimiser son temps.
- Etre force de proposition pour l'amélioration des procédures du service.
Bienvenue chez Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale
Au sein du Service de l'action administrative et des moyens (SAAM), la Mission des archives et du patrimoine culturel est responsable, dans chacun des domaines de compétence des ministères, de la collecte, du tri, de l'inventaire et du versement aux Archives nationales des documents produits par les ministres, leurs cabinets, les services de l'administration centrale et les établissements publics sous la tutelle des deux ministères. Elle assure, en liaison avec le Service interministériel des archives de France, le suivi de la conservation ou de l'élimination d'archives et celui des communications de documents. Elle exerce des missions de contrôle, d'expertise et de coordination de la maîtrise de l'archivage dans le champ de sa responsabilité. Elle assure le pilotage et la coordination de la gestion et de la conservation des biens meubles à caractère culturel déposés par le ministère chargé de la culture ou placés sous la responsabilité des ministères en administration centrale, services déconcentrés ou établissements.
Publiée le 10/06/2026 - Réf : MENJ-30-2026-41493
