Secrétaire - Assistant de Gestion du Directeur Régional de l'Insee Normandie - Insee H/F

Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE)

Le ou la titulaire du poste assistera le directeur régional et exercera les activités de secrétariat de direction et du service administration des ressources (SAR).

Les activités principales sont les suivantes:

• Gérer les boîtes aux lettres administratives des secrétariats ;
• Assurer le traitement du courrier électronique et postal ;
• Organiser les réunions, séminaires et événements de la Direction régionale (avis de réunion, réservation de salles et de ressources, logistique) ;
• Planifier les principales échéances de la Direction régionale ;
• Préparer les dossiers, notes, tableaux de bord, supports et documents préparatoires nécessaires à l'activité du Directeur régional et du SAR ;
• Mettre en forme et diffuser les comptes rendus du Comité de Direction ;
• Assurer le suivi des objectifs, indicateurs et tableaux de bord liés à la performance de la Direction régionale ;
• Établir les ordres de mission liés aux déplacements ;
• Assurer le suivi des échéances et des sollicitations diverses ;
• Organiser et coordonner la circulation du courrier, des mails et des informations entre les services ;
• Réaliser les opérations de classement, d'archivage et de gestion documentaire ;
• Gérer les stocks de fournitures du secrétariat ;
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la Direction ;
• Contribuer aux actions transversales de la Direction et du SAR (communication interne et externe, qualité, projet d'établissement, archivage documentaire, etc.) ;
• Mettre à disposition et actualiser les informations publiées sur l'intranet dans le domaine d'activité du secrétariat ;
• Participer au réseau régional des assistants de gestion et secrétaires ;
• Contribuer au partage des bonnes pratiques et à la continuité de service ;
• Assurer ponctuellement la prise en charge d'activités relevant d'autres secrétariats ;
• Gérer le planning d'intérim des encadrants et des secrétariats pendant les périodes de congés.

Ce poste requiert de son titulaire une mise en oeuvre rigoureuse des procédures. Celui-ci a de fréquents contacts avec le comité de direction et les agents du SAR.Le titulaire doit être organisé, et savoir travailler dans une perspective de court et moyen terme, en prenant en compte des informations nombreuses et diversifiées.