Assistant Administratif H/F Brunet - Ortec Group

LE POSTE

Directement rattaché au Responsable d'Agence, vous êtes garant du respect des procédures de l'entreprise au sein de votre agence.

Votre mission d'assistant s'articule autour de 6 axes principaux:

Trésorerie et comptabilité

• Établissement de la facturation clients et enregistrement des factures fournisseurs,
• Encaissement des règlements reçus,
• Suivi et gestion du portefeuille clients (relances écrites et téléphoniques).

Gestion commerciale

• Suivi de la constitution des dossiers d'appels d'offres,
• Organisation et pilotage du planning des propositions commerciales.

Gestion administrative du personnel

• Suivi de la signature des délégations de pouvoirs (financiers, hygiène et sécurité),
• Gestion des contrats d'intérim et préparation des éléments de paie (contrôle des temps, gestion des variables, suivi des congés payés, notes de frais, accidents du travail).

Gestion des interventions dépannage et de maintenance

• Planification et suivi des interventions des techniciens,
• Établissement de la facturation, suivi des encaissements,
• Suivi du renouvellement des contrats.

Gestion des approvisionnements

• Gestion des achats de matériel en respectant les accords-cadres et en optimisant les coûts (négociation tarifaire),
• Réception des marchandises ou organisation de leur livraison sur chantier.

Tâches administratives courantes

• Accueil téléphonique, gestion du courrier et des tâches administratives quotidiennes.

Vous êtes également l'interlocuteur privilégié des services du siège et veillez à la bonne circulation et transmission des informations.

PROFIL

De formation dans le domaine administratif ou autodidacte expérimenté(e), vous justifiez d'une expérience similaire.