Les missions du poste
Au sein du secrétariatvous êtes en charge de deux sous-directions mutualiséesen équipe avec 2 autres assistantes. Vous êtes rattaché(e) aux 2 sous-directrices.
Vous assurez plusieurs rôles :
1/ Rôle d'accueil et d'aiguillage
- accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction
- accueil des nouveaux(velles) arrivant(e)
- Filtrage et transfert des appels téléphoniques (à distance, les assistant(e)s ne sont pas en mesure de transférer en direct les appels passés auprès des sous-directeurs et chef(fe)s de bureau)
2/ Rôle de transmission de connaissance et de relais d'information
- formation/ pédagogie sur certains outils métiers (notre outil de gestion documentaire Siged+ notamment)
- transmission et le suivi des dossiers formalisés
enregistrement et distribution des courriers papiers quotidiennement collectés par le BDOAC
- capitalisation des connaissances: centralisation des fiches établis par les agents partants
3/ Rôle de suivi
- impression et la consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à date à la Directrice du budget par les sous-directrices, leurs adjoint(e)s et les chef(fe)s de bureau
- préparation des réunions
- bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes-rendus)
4/ Rôle d'archivage et de classement
- vous distribuez, classez et archivez les courriers papiers et documents
5/Rôle de gestion pro-active d'agenda
- vous organisez les agendas en lien étroit avec les sous-directrices dans un soucis d'optimisation et de facilitation
6/ Rôle de relecture
- vous constituez et contrôlez la mise en forme des DF dématérialisés / vérification et respect des règles de forme des courriers préparés par les bureaux
7/ Rôle de relais RH
- vous pouvez être le relais dubureau RH (BRH) pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.)
- vous suivez les présences et les congés: les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilités, la gestion des congés de leurs agent(e)s. En consultant ou imprimant le planning d'équipe ou la liste de tâches, vous pouvez être amené(e) à suivre les demandes de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.
Le profil recherché
Agent idéalement de catégorie B ou C expérimenté
Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles pour interagir avec vos collègues et avec des interlocuteurs de tout niveau et avez le sens du service et de l'équipe.
Vous êtes rigoureux(se), pro-actif(ve) et doté(e) d'une bonne autonomie
Vous avez un bon niveau de français (grammaire, orthographe) vous permettantd'avoir un oeil avisé lors des relectures de notes
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (notamment la prise de rdv sous outlook) et logiciels métiers
Enfin, vous avez à coeur de faciliter la vie professionnelle des deux sous-directrices et de leurs équipes dans un esprit constructif et êtes motivé(e) pour rejoindre notre environnement au coeur des décisions de l'état
Bienvenue chez Direction du Budget (DB)
La 3ème Sous-Direction est composée de 3 bureaux : Éducation nationale (3BEN), Energie, participations, industrie, innovation et garanties (3BEPII) et Recherche et enseignement supérieur (3MIRES).
La sixième sous-direction est chargée de la synthèse des comptes sociaux ainsi que des missions « régimes sociaux et de retraite », « santé », « solidarité, insertion et égalité des chances » et « travail et emploi ». Elle est également chargée de programmes budgétaires, dont le programme « Cohésion » de la mission « Relance ». Elle assure la synthèse des travaux budgétaires relatifs aux ministères ou aux organismes en charge de la santé, des accidents du travail, du handicap, de la dépendance, de la famille, de la protection sociale, de l'emploi, de la formation professionnelle, de l'insertion, et des retraites. Elle est chargée de la synthèse du suivi des administrations sociales et des relations entre l'Etat et les organismes de protection sociale.
Elle participe à l'élaboration et au suivi du projet de loi de financement de la sécurité sociale (PLFSS).
Elle est composée de 4 bureaux : Comptes sociaux et santé (6BCS), Solidarité et insertion (6BSI), Emploi et formation professionnelle (6BEFP), et Retraites et régimes spéciaux (6BRS).
Publiée le 10/06/2026 - Réf : MEF_2026-30748
