ou un Gestionnaire Administratif H/F

Service Public

Mission

Sous la responsabilité de la directrice de la DSVEC, le·la titulaire du poste assurera des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique au sein du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative
• Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
• Élaborer et rédiger des documents administratifs (exemple : conventions de stage)
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (normaliens, départements d'enseignement...) et externes
• Répondre aux demandes d'informations des directions et services internes et aux demandes externes
• Mettre à jour et alimenter le site institutionnel et l'intranet de l'ENS pour la DSVEC
• Mettre en oeuvre, organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion des normaliens
• Alimenter des tableaux de bord et faire du reporting
• Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre opérationnelle du nouveau système d'information de gestion d'admission et de la scolarité
• Participer à l'organisation des évènements portés par la DSVEC (exemple : cérémonie de remise des diplômes)
• Contribuer à la gestion des dossiers et procédures relevant du statut spécifique des normaliens (droits, obligations, parcours)
• Participer aux procédures liées aux aides, allocations et bourses destinées aux apprenants (instruction, suivi, transmission)
• Participer aux activités transverses de l'ENS Paris-Saclay

Spécificités du poste

Le poste s'inscrit dans un environnement de travail fortement transversal : le·la titulaire est amené·e à collaborer avec l'ensemble des pôles de la DSVEC ainsi qu'avec les directions et services partenaires de l'établissement. À ce titre, le·la gestionnaire contribue au bon fonctionnement du service et des départements d'enseignement et de recherche (DER) ; en période de pic d'activité ou en cas de nécessité de service, il ou elle pourra être sollicité·e pour traiter des dossiers relevant d'un périmètre élargi, y compris dans un autre DER, en complément de ses missions principales.