Agent Administratif - Mairie de Bethune H/F

Communes

Assurer le secrétariat du Théâtre et assister le directeur du théâtre

Assurer le secrétariat de la direction du Théâtre
Activités
-Assurer la saisie du courrier du chef de service du théâtre, la saisie du courrier administratif du théâtre
-Enregistrer quotidiennement le courrier entrant administratif, distribution aux personnes concernées
-Gérer l'agenda du chef de service
-Réceptionner l'ensemble des appels téléphoniques destinés au chef de service et si possible répondre aux demandes
-Rédiger les comptes-rendus de décisions
-Assister le chef de service dans les actes administratifs
Mission
Assurer le secrétariat technique à la demande du directeur technique
Activités
-Effectuer la frappe de courriers demandes de matériel aux différents services de la Ville (services techniques, animation,.....)
-Préparer pour les vacataires machinistes les convocations, bulletins de présence (heures de présence) à chaque spectacle et préparer les états d'heures mensuels pour transmission au service Ressources Humaines
-Prendre en charge les demandes d'intervention aux services techniques en cas de problème au théâtre municipal et théâtre le Poche et suivi de ces demandes
-Transmettre chaque fin de mois, le planning des spectacles des 2 théâtres (avec heure de fin) pour le mois suivant à la télésurveillance (STD SECURITE)
-Transmettre chaque fin de mois le programme des spectacles présentés dans les 2 théâtres pour le mois suivant aux différents organismes (SACEM, Commissariat, SACD, Centre des Impôts, Police Municipale, Gardes Urbains, service chauffage.... accompagné de la liste des organisateurs)
Mission
Etablir et suivre le planning mensuel (spectacles des 2 théâtres et les mises à disposition)
Activités
-Recevoir les demandes de mises à disposition des 2 théâtres par courrier, étudier les possibilités en fonction du planning de réservation en concertation avec le chef de service et le chef de bureau
-Prendre contact avec l'organisateur du spectacle pour l'organisation et adresser les documents nécessaires
-Assurer le suivi des dossiers de mise à disposition des théâtres (réception des demandes mises à disposition et mise en oeuvre de la procédure de transmission des demandes à l'élu de référence pour avis et préparation de la réponse, envoi documents nécessaires avec indication de la procédure administrative, précisions sur les informations nécessaires au bon déroulement de la manifestation, préparation de la convention, etc...)