CDI 100% Secretaire Medical en Cmpp H/F

les Pep du Centre de la Bourgogne Franch

La secrétaire du CMPP assure des fonctions de secrétariat médical en appui à l'équipe pluridisciplinaire ; elle remplit un rôle central dans le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel de l'unité.
Elle est responsable de la gestion administrative des parcours de soins (de l'inscription à la fin de parcours), de la tenue des dossiers des usagers ; elle veille à la bonne circulation des informations entre les équipes pluridisciplinaires, les partenaires et les familles, garantissant ainsi un accompagnement fluide, individualisé et de qualité.
En lien étroit avec les professionnels de l'unité et les proches des usagers, elle planifie les rendez-vous, et contribue activement à la continuité des soins.
Par son sens de l'accueil, sa rigueur et sa maîtrise des outils administratifs, elle soutient le bon fonctionnement du service et renforce la relation de confiance avec les familles.

Activités générales :
- Accueil et appui à la coordination :
- Accueil téléphonique et physique des familles, visiteurs, prestataires et intervenants extérieurs ;
- Transmission claire, fluide et fiable des informations aux personnes concernées ;
- Création, pour chaque nouvel entrant, d'un dossier dans le cadre des procédures en vigueur ;
- Organisation, planification et suivi des rendez-vous médicaux, paramédicaux et administratifs ;
- Coordination avec les professionnels de l'équipe et les familles pour assurer la disponibilité et la continuité des soins ;
- Participation à la planification et à l'organisation des réunions (réunions d'équipes, de synthèse, de travail, de rencontres de partenaires, d'intervenants extérieurs, ..) ;
- Prise de note, mise à jour des données lors des réunions de synthèse dans les dossiers des usagers ;
- Mise à jour des supports de communication (affichages, notes de service, etc.).

Activités de secrétariat et suivi administratif :
- Réception, tri et traitement des courriers électroniques (mails) et postaux ;
- Suivi des inscriptions et préparation des dossiers d'admissibilité des patients pour Commission d'admission en lien avec le chef de service et le médecin ;
- Suivi et mise à jour du dossier informatisé du patient ;
- Suivi administratif du parcours de soins en lien avec l'équipe (prise de rendez-vous, archivage des comptes rendus, coordination avec les professionnels de santé, conventions avec libéraux etc.) ;
- Mise en forme de documents (courriers médicaux, comptes-rendus, etc...) ;
- Renseignement de formulaires administratifs, attestations, documents internes ou d'administrations partenaires (Attestations, Compagnies de taxi, CAF, CPAM, .) ;
- Réalisation d'états d'activités, de données de santé, d'indicateurs en lien avec les procédures existantes.

Appui logistique :
- Contrôle de l'état des stocks (fournitures), identification des besoins en approvisionnement et réalisation des commandes ;
- Appui à la coordination logistique avec les prestataires (livraison, accueil techniciens, contrôle des bâtiments etc..) ;
- Mise en oeuvre de dispositions pour assurer la continuité de l'organisation du service et du bon fonctionnement général.l

Activités spécifiques :
- Missions de secrétariat pour des activités spécifiques ;
- Interventions ponctuelles, sur autre unité dans le cadre des missions de secrétaire ;
- Contribution à l'organisation d'évènements institutionnels ;
- Classement et archivage des documents (usagers et administratifs) ;
- Saisie et mise en forme des documents administratifs (conventions de collaboration, .).

Formation et/ou expérience secrétaire médicale appréciée ;
Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Publisher ;
Sens de l'organisation et rigueur ;
Discrétion et respect de la confidentialité ;
Capacité à communiquer des informations claires, précises et vérifiées ;
Bon relationnel et esprit d'équipe ;
Capacité à gérer les imprévus ;