Assistant de Gestion H/F

Expectra

Rattaché(e) au Responsable des Moyens Généraux, vous jouez un rôle pivot dans l'organisation quotidienne de l'entreprise. Votre mission principale consiste à assurer la mise à disposition optimale des moyens et des services internes, tout en veillant scrupuleusement au respect des normes et à la sécurité des biens et des personnes.

Vos responsabilités se déclinent autour de quatre grands piliers :

Gestion de la flotte automobile

Superviser le cycle de vie des véhicules : de la préparation des commandes selon le cahier des charges jusqu'à l'organisation des livraisons, des reprises et des dossiers de rachat.

Assurer le suivi administratif et opérationnel : gestion des contrats prestataires (assurances, maintenance, cartes carburant), traitement des sinistres (constats, expertises, réparations), gestion des contraventions et planification des contrôles techniques.

Piloter le parc de véhicules de remplacement du Siège et tenir à jour l'outil de gestion du parc (affectations, données conducteurs).

Suivre, contrôler la facturation et analyser les indicateurs de performance (sinistralité, coûts) à travers des statistiques mensuelles et trimestrielles.

Gestion des déplacements et de la logistique collaborateurs

Traiter l'ensemble des réservations de transport (train, avion, location) et d'hébergement pour les collaborateurs, incluant les modifications et annulations.

Prendre en charge la logistique liée aux déménagements des salariés en mutation géographique (analyse des devis, commandes).

Animer les relations avec les prestataires externes et rechercher de nouveaux partenaires pour répondre aux besoins ponctuels ou événementiels.

Achats et approvisionnements

Gérer les commandes de matériel informatique sur les outils internes, en collaboration avec les équipes techniques pour la qualification des références.

Assurer la commande, le suivi et la distribution des fournitures de bureau, des badges visuels ainsi que des demandes spécifiques de la Direction.

Services généraux et secrétariat

Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (ouverture, distribution, affranchissement, suivi de la machine).

Réceptionner et orienter les appels téléphoniques nationaux et internationaux.

Participer activement à l'organisation d'événements internes (séminaires, fêtes d'entreprise) en sélectionnant les lieux et les prestataires (traiteurs, animateurs).