Chargé d'Accueil H/F PROMAN

- Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et prestataires

- Contrôler les accès au site et appliquer les procédures de sécurité en vigueur

- Orienter et renseigner les visiteurs avec professionnalisme

- Tenir le registre des entrées/sorties si nécessaire

4.2 Gestion du standard téléphonique

- Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants

- Prendre les messages et les transmettre aux interlocuteurs concernés

- Assurer un accueil téléphonique de qualité représentant l'image du site

4.3 Gestion des communications internes et externes

- Traiter les e-mails entrants et sortants (tri, réponse, transfert, archivage)

- Gérer les demandes internes via Microsoft Teams (messagerie, canaux, notifications)

- Assurer la liaison entre les différents services du site

4.4 Gestion du courrier

- Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant

- Préparer et expédier le courrier sortant (affranchissement, envoi en recommandé, colis)

- Assurer le suivi des envois importants

4.5 Reprographie et support administratif

- Réaliser les opérations de reprographie (photocopies, impressions, scans, reliures)

- Contribuer à la préparation de documents administratifs selon les besoins

- Assurer la gestion et l'entretien courant du matériel de reprographie

4.6 Enregistrement des factures fournisseurs

- Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs

- Procéder à leur enregistrement dans l'outil de gestion interne

- Assurer le classement et l'archivage des documents comptables

- Alerter en cas d'anomalie ou de facture manquante

4.7 Commande de fournitures de bureau

- Gérer les stocks de fournitures et identifier les besoins en réapprovisionnement

- Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés

- Réceptionner et contrôler les livraisons

- Suivre les dépenses dans le respect des budgets alloués

5. Conditions d'exercice

Le poste est basé sur site à Bréal-sous-Montfort (35). Le ou la titulaire du poste exercera ses fonctions dans un environnement de travail de type tertiaire, en contact régulier avec l'ensemble des collaborateurs du site ainsi qu'avec les visiteurs extérieurs.

- Poste sédentaire, en open-space ou espace dédié à l'accueil

- Utilisation quotidienne des outils informatiques et téléphoniques

- Mission en totale autonomie : prise en main rapide du poste attendue

Document établi dans le cadre d'une mission d'intérim

T

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Expérience :

- Première expérience exigée sur un poste similaire (accueil, secrétariat, assistanat)

- Capacité à gérer le poste de manière autonome, sans encadrement rapproché

Compétences requises :

- Maîtrise des outils bureautiques (messagerie, suite Office)

- Bonne maîtrise de Microsoft Teams pour la gestion des demandes internes

- Aisance téléphonique et sens de l'accueil

- Rigueur dans le traitement administratif (courriers, factures, commandes)

- Bonne présentation et sens du relationnel

- Discrétion et respect de la confidentialité

Qualités personnelles :

- Autonomie et sens des responsabilités

- Polyvalence et réactivité

- Organisation et gestion des priorités

- Bonne communication orale et écrite

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.