Office Manager H/F

Sas Execast Recruitment

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, un cabinet de conseil spécialisé dans l'industrie du luxe, un(e) Office Manager H/F pour le bureau de Paris.

Dans cet environnement international, sous la supervision du DAF, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau et intervenez sur un périmètre large en lien direct avec la direction.

Dans ce contexte, voici les missions qui vous sont confiées :

1/ Office Management :

- Accueil physique clients et candidats
- Gestion de la vie du bureau : inventaire matériel, commande de fournitures et consommables, parc IT, contrôle de la bonne tenue du bureau, etc.
- Gestion et suivis des contrats fournisseurs
- Contact principal des interlocuteurs externes
- Réservation de voyages et organisation d'évènements internes (soirée de Noël, kick off), séminaires offsite : lien prestataire, établissement de devis etc.

2/ Ressources Humaines :

- Suivi onbording / offbording des nouveaux collaborateurs : gestion administrative, des accès, matériel IT etc.
- Tenue du registre du personnel, mise à jour et archivage

- Saisie informations données collaborateurs, fiche utilisateur dans l'outil interne, saisie des arrêts maladie.

2 / Gestion administrative et financière :

- Suivi de la facturation client (devis et notes de frais déplacement)
- Mis en paiement et suivi des cycles de règlements
- Transmission d'informations ciblées à l'expert-comptable
- Revue du parc CB (réclamations et récupération documents comptables, suivi dépenses CB)
- La mise à jour de contacts sur le CRM interne
- Le traitement des notes de frais de la direction

Cette liste de tâches n'est pas limitative.

CDI

Statut cadre

Paris 8ème

Rémunération 45K€ suivant profil + 3K€ de bonus sur performance individuelle

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d'un ou plusieurs Managers dans le secteur du conseil (stratégique ou juridique) ou environnement semblable.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d'initiatives.

Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous aimez apprendre et êtes curieux(se). Vous allez chercher l'information par vous-même. Vous êtes autonome.

Vous disposez d'une grande agilité, et d'un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d'excellence. Vous avez l'oeil sur chaque détail, rien ne vous échappe.

Au sein d'une équipe international, vous instaurez une relation de confiance avec chaque collaborateur et faites circuler un très bon esprit ! Vous êtes le rayon de soleil du matin ! Vous aimez travailler dans un environnement multiculturel et vous exprimez à l'oral comme à l'écrit avec aisance en anglais.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes.

Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l'aise dans des structures de taille moyenne

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