Assistant de Direction H/F VFD

Nous recherchons un(e) Assistant de Direction dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée à pourvoir dès que possible dans le cadre d'un départ à la retraite. Le poste est basé à Saint-Egrève (38120).

Vous serez rattaché(e) au Directeur Général Délégué à l'Exploitation.

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous accompagnez l'équipe de Direction dans la gestion et le bon fonctionnement de ses activités. À ce titre, vous assurez l'organisation quotidienne et coordonnez différents dossiers. Interlocuteur(trice) privilégié(e), vous garantissez une image professionnelle et positive de l'entreprise auprès de l'ensemble de vos contacts internes et externes.

Vos missions principales :

Gestion administrative et secrétariat

• Assurer les missions de secrétariat et la diffusion d'informations auprès de la Direction ;
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques entrants avec rigueur et discernement ;
• Piloter la gestion des fournitures (commandes, suivi des stocks) du siège de l'entreprise ;
• Réceptionner, trier, traiter et distribuer le courrier entrant ;
• Organiser l'envoi du courrier sortant (préparation des recommandés, numérisation, mise sous pli,...).

Dossiers transversaux

• Répondre aux demandes d'information et orienter les salariés sur les dispositifs liés au 1 % logement ;
• Gérer les avis de contravention et le suivi des infractions pour l'ensemble de l'entreprise ;
• Prendre en charge la gestion des objets perdus (traitement des demandes par mail, téléphone et accueil physique) ;
• Assurer le suivi et la gestion des cartes chronotachygraphes ;
• Suivre les infractions liées aux chronotachygraphes ;
• Apporter un support ponctuel au service recrutement (accueil physique et téléphonique, organisation logistique d'événements,...) ;
• Gérer les badges autoroutiers (commandes, suivi) et traiter les éventuelles anomalies de facturation (régularisation mensuelle) ;
• Réaliser les déclarations annuelles auprès de la SACEM ;
• Assurer la gestion du parc de téléphones mobiles des salariés

o Suivi et archivage des fiches de dotation en lien avec les Ressources Humaines ;

o Paramétrage des appareils (configuration initiale, profils MDM) avant mise à disposition aux conducteurs ;

• Créer les girouettes.

Organisation de fonctionnement et gestion des activités de la direction

• Gérer les agendas et coordonner les plannings des membres du CODIR ;
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique, suivi) ;
• Préparer et coordonner l'organisation logistique d'événements en lien avec l'équipe de Direction.

Cette liste n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins et de l'appétence du candidat.