Les missions du poste
Hainbuch France, filiale française d'un groupe industriel allemand reconnu pour son expertise technique, recherche son/sa futur(e) Office Manager / Responsable Administratif(ve).
Rattaché(e) directement à la Direction Générale en Allemagne, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de la filiale française. Véritable relais entre la direction, les équipes internes, les commerciaux, les prestataires externes et le siège, vous assurez une coordination administrative, commerciale et comptable fiable, fluide et structurée.
Ce poste polyvalent s'adresse à une personne organisée, autonome et proactive, capable d'accompagner la direction dans le pilotage administratif de l'entreprise tout en contribuant à l'amélioration des processus internes.
Missions
Au quotidien, vous assurez le support de la Direction Générale et veillez au bon fonctionnement administratif de l'entreprise.
À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :
- Assurer l'interface entre la Direction Générale, les collaborateurs internes, les commerciaux, les clients, les prestataires externes et le siège en Allemagne ;
- Préparer et suivre les dossiers administratifs, sociaux, comptables et organisationnels ;
- Traiter les demandes techniques et administratives des commerciaux ;
- Réaliser les devis, préparer les offres commerciales et assurer le suivi des commandes clients ;
- Enregistrer et suivre les commandes dans SAP jusqu'à la facturation ;
- Assurer le lien avec les équipes internes, notamment le bureau d'études et la fabrication ;
- Participer au suivi comptable et administratif en collaboration avec la société de gestion externe : factures fournisseurs, règlements, échéances fiscales et comptables, tableaux de reporting ;
- Mettre en place des processus administratifs clairs afin de faciliter la circulation des informations : congés, déplacements, hébergements, achats de consommables, etc. ;
- Coordonner les dossiers transversaux entre le siège et Hainbuch France ;
- Interagir avec les prestataires externes : informatique, téléphonie, ménage, comptabilité, social, etc. ;
- Contribuer à la communication interne et externe, à l'organisation commerciale du service et à certains événements marketing ;
- Être force de proposition pour optimiser les méthodes de travail et alléger le quotidien de la direction.
Le profil recherché
Issu(e) d'une formation supérieure de type BTS, DUT, BUT, Bachelor ou Licence professionnelle en gestion de PME, gestion des organisations, GEA ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire d'Office Manager, Responsable Administratif(ve) ou Assistant(e) de Direction.
Une expérience acquise dans un environnement industriel serait particulièrement appréciée.
Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer des sujets variés avec fiabilité. Votre aisance relationnelle, votre maturité professionnelle et votre sens du service font de vous un véritable relais de confiance pour la direction.
Vous disposez de solides compétences administratives, d'une bonne connaissance des bases comptables et de gestion, ainsi que d'une excellente maîtrise des outils bureautiques. La connaissance d'un ERP, idéalement SAP, constitue un atout important.
Un anglais courant est indispensable afin d'échanger quotidiennement avec le siège en Allemagne.
L'entreprise
Depuis 2009, Talents First est un cabinet de recrutement spécialisé dans l'acquisition de talents. En France comme à l'international, nous détectons et développons les meilleurs candidat·e·s au service du succès et de la performance économique de nos clients, dans nos missions d'executive search, (recrutement par approche directe et mixte) de coaching et d'évaluation des profils et des compétences. Notre équipe de consultants et d'experts est forte de ses valeurs et de sa diversité. Le recrutement et l'acquisition de talents ne s'improvisent pas, mais nécessite une compréhension profonde du marché de l'emploi, des postes à pouvoir, des secteurs d'activité et surtout de chaque client qui fait appel à nous.
Publiée le 02/06/2026 - Réf : 4112164/29039925 OM/39L
