Assistante Administrative ou un Assistant Administratif - Direction des Formations - CDD 4. H/F Mines Saint-Etienne

🎯 Ce que nous attendons de vous :

La personne retenue interviendra sous l'autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l'ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.

Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut étudiant s'articulent autour de 6 piliers principaux :

· Organisation des plannings

· Gestion des enseignants

· Gestion des examens et des notes

· Suivi administratif des étudiants

· Pilotage des stages et des projets école

· Communication et coordination

Organisation des plannings

· Mettre à jour les modifications de planning

· Saisir les plannings dans le système d'information

· Contacter les responsables d'électifs pour compléter les informations

Gestion des enseignants

· Assurer le suivi des heures d'enseignement

· Déclarer les heures enseignants

· Valider les heures effectuées

Suivi des étudiants

· Suivre et saisir les justificatifs d'absence

· Assurer le suivi global des étudiants

· Communication avec les responsables de promotion

Examens et notes

· Assurer le suivi des examens :

· relance des sujets , relance et collecte des notes, saisie des notes

· Gérer les rattrapages : inscription des étudiants en défaillance et suivi des reliquats des années précédentes

Bilan pédagogique et matrices

· Assurer le suivi des notes en fin de semestre

· Organiser les bilans avec les enseignants

· Mettre à jour : les barres d'UE et la matrice pédagogique

Organisation du parcours S8 : Stages 2A / ISMIN, Projets école et Électifs

Organiser : la présentation des stages et le recensement des voeux étudiants, Envoyer les informations : Présentation des électifs et Choix stage / projet école.

Projet Ecole : Recenser les projets école et Mettre à jour la liste des électifs

Stages : Collecter les fiches d'évaluation et les notes, Saisir les notes dans le système d'information, Gérer les conventions de stage (édition et suivi) et Mettre à jour et diffuser la procédure stages.

Electifs : Préparation des plannings avec chaque responsable, Mise à jour des listes de diffusion, Saisie des plannings dans système d'information

Communication et coordination

Envoyer les mails aux étudiants et enseignants, transmettre les informations à l'assistante de scolarité, coordonner avec les différents interlocuteurs : enseignants, responsables pédagogiques, gestionnaires (notamment 1A et 2A)

Événementiel, Gérer les devis (ex : 8H CHRONO), Demande de devis et informations nécessaires pour établir une demande de commande.

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l'évolution de l'activité.

Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire de :

· Diplôme Bac +2 ou équivalent

Et idéalement :

La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

· Une expérience dans l'enseignement supérieur sera appréciée ;

· Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l'informatique ;

· Bonne maîtrise de l'anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand, ...) serait un plus ;

· Rigueur, méthode, fiabilité ;

· Autonomie, sens de l'organisation, réactivité/disponibilité ;

· Qualités relationnelles et de travail en équipe ;

· Goût et aptitu

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c'est s'engager dans une institution où la science et l'innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d'excellence où chacun a l'opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.

Classée parmi les meilleures écoles d'ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l'Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d'avant-garde et impact sociétal positif.

L'Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain.