Agent d'Accueil - Vie Associative - Bretteville sur Odon H/F

Communes

agent d'accueil au centre socioculturel

missions principales :

- Accueil Centre Socioculturel :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public : adhérents des sections et/ou utilisateurs,
* Informer et orienter les différents publics en fonction de leur demande,
* Consulter les mails et les diffuser aux personnes concernées,
* Relever le courrier réceptionné et le distribuer aux personnes concernées,
* Assurer l'affichage des documents administratifs et de promotion de manifestations,
* Réceptionner les livraisons si besoin,
* Gérer l'utilisation du photocopieur mis à disposition des associations,

- Gestion administrative :
* Concevoir le planning annuel d'utilisation des différentes salles et gérer quotidiennement le planning d'occupation des salles du Centre Socioculturel et des équipements sportifs,
* Gérer le planning des festivités de la commune,
* Réceptionner les demandes d'autorisations de débits de boissons des associations (à faire valider par la Mairie),
* Gérer le prêt de matériel aux associations, en lien avec l'ASVP (suivi des demandes),
* Gérer les badges d'accès aux bâtiments communaux.

- Chaque année, en lien avec le Maire-Adjoint en charge des Associations et Directeur Général des Services (DGS) :
* Concevoir, envoyer et suivre les conventions d'objectifs et d'occupations des bâtiments communaux par les associations, (fin aout / début septembre),
* Adresser les demandes de subventions communales aux associations, en fin d'année pour préparation du budget, établir un tableau de suivi comptable et communiquer l'ensemble du dossier pour validation à la Mairie.

- Evènementiel :
En lien avec l'ASVP et la DGS, coordonner et aider à la préparation des différents évènements tels que les voeux du Maire, remise des récompenses et autres évènements : assurer les commandes auprès des traiteurs et autres prestataires...

- Divers :
* Faire remonter toutes informations près des Élus ou/et du DGS et/ou du Directeur des Services Techniques (soit directement, soit par message), des anomalies et dysfonctionnements au Centre Socioculturel afin de demander leurs résolutions,
* Mettre en place les cloisons, si besoin