Chargé d'Accueil - Assistant Administratif - Cpi d'Orsay H/F

Structures de coopération territoriale

L'Agglomération Paris-Saclay recherche un(e) chargé(e) d'accueil/assistant(e) administratif(ve) H/F pour un renfort de 4 mois pour le Centre de Proximité Intercommunal d'Orsay.

Sous la direction du responsable du CPI et de la cheffe d'équipe administrative et relations usagers, vous êtes en charge de l'accueil et de la gestion administrative.

- Accueil physique et téléphonique du CPI
- Accueil physique et téléphonique du CTM lors du remplacement (congés annuels, jour de télétravail) sous réserve de mise en oeuvre (CPS/Ville)
- Suivi des plaintes et/ou demandes téléphoniques et via le GRC360 des administrés
o Transmission des demandes aux services internes et concessionnaires
o Etablissement de fiches de travail et utilisation du logiciel du prestataire d'éclairage public et feux tricolores, dédié aux signalements des dysfonctionnements
o Message d'attente et réponses types aux demandeurs
o Clôture et classement des demandes
- Gestion administrative des vêtements de travail
o Centralisation des demandes des agents
o Envoi des demandes au service « santé au travail et prévention »
o Réception, vérification, transmission des dotations aux agents contre signature
o Relation avec le fournisseur pour échanges ou autre
o Gestion administrative du nettoyage des vêtements
- Gestion administrative des Déchets Ménagers Spéciaux (DMS) sous réserve de formation et de mise en oeuvre (SIOM)
o Prise de rendez-vous avec les administrés
o Administratif pour enlèvement des déchets
- Centralisation, suivi et mise à jour des demandes pour le service garage (entretien flotte Ville et gestion flotte CPI)
o Mise à jour du tableau des demandes et communication auprès des services concernés (Ville/CPI) de l'état d'avancement
o Mise à jour du tableau d'état de la flotte de véhicules (Ville/CPI)
o Prise de rendez-vous (garage, CT) en concertation avec les services concernés, suivant les données techniques et calendaires transmises par le service entretien des véhicules
- Gestion des demandes de fournitures pour le CPI

MISSIONS PAR INTERIM LORS D'ABSENCES DU/DE LA GESTIONNAIRE ACHAT PUBLIC DU CPI
- Suivi comptable du CPI et les autres services de la Direction de l'Espace Public
o Vérification comptable des devis
o Établissement des bons de commandes
o Suivi de la facturation et classement