Détail du poste
UL PROPULS renforce son équipe et recherche un(e) Chargé·e de gestion administrative et financière.
Vous aimez l'organisation, le travail en équipe et les chiffres ne vous font pas peur ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement stimulant, au croisement entre le monde de la recherche et de l'innovation et le domaine de l'événementiel scientifique ?
Votre rôle
En appui direct des responsables de pôles et de la direction opérationnelle d'UL PROPULS, vous êtes un·e acteur·rice clé du fonctionnement de la structure. Vous intervenez sur les volets administratifs, financiers et comptables.
Véritable pilier opérationnel, vous accompagnez les chargé·e·s de projet, contribuez à structurer, et fluidifier la gestion des différents contrats, en garantissant un suivi fiable et rigoureux.
Vos missions principales
Véritable interface administrative et opérationnelle, vos missions principales sont :
Administration de la structure
- Accueil téléphonique, gestion de la correspondance
- Participer à l'élaboration et à la relecture de documents administratifs et contractuels divers (contrat, convention, accord)
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs
Gestion financière et comptable
- Gestion des fournisseurs (demande de devis, bons de commande, réception des factures, règlements, mise à jour des documents de suivi)
- Gestion des clients (facturation, règlements, relance, mise à jour des documents de suivi)
- Gestion des notes de frais
- Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé·e·s de projets
- Suivi post-contrats : bilans, clôture administrative et financière, retours partenaires
- Saisie des factures d'achats, de vente et des relevés bancaires dans le logiciel comptable
- Établissement des déclarations fiscales (TVA, DES, IS, CVAE)
- Etablissement des éléments préparatoires au bilan comptable annuel
En support à notre pôle Events, vous accompagnez également l'équipe projet dans les différentes étapes des événements que nous organisons :
- Appui à l'édition et au suivi des contrats de gestion financière des évènements
- Appui au paramétrage des outils de gestion des inscriptions
- Gestion des inscriptions des participants via une plateforme en ligne, traitement des demandes associées et gestion des exports, facturation des participants
- Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé·e·s de projets
- Participation à la coordination logistique des événements (hébergement, restauration, transports, supports et matériels nécessaires au bon déroulement)
- Appui à la préparation des aspects administratifs et logistique en amont des événements (badges, documents, encartage)
- Appui à l'organisation sur site lors des événements (présence ponctuelle)
Compétences attendues
- Sens de l'organisation et rigueur
- Fiabilité et attention aux détails
- Aptitude à gérer plusieurs projets et priorités en parallèle
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs (tableurs, outils de gestion partagée) et comptables
- Anglais courant (principalement à l'écrit, et ponctuellement à l'oral)
- Aimer les chiffres, surtout quand ils tombent juste !
Votre profil
- Formation Bac +2 / Bac +3 en gestion administrative et financière ou équivalent
- Profil junior accepté consolidé par une première expérience, stage ou alternance
- Intérêt pour le domaine de la recherche et l'événementiel scientifique
- Envie d'apprendre, de s'investir et de monter en compétences
- Goût du travail en équipe
Pourquoi nous rejoindre ?
- Rejoignez une structure innovante et agile à taille humaine,
- Bénéficier d'un accompagnement et d'une montée en compétences progressive
- Révélez votre talent à nos côtés
UL Propuls' est une société par action simplifiée (SAS), filiale unipersonnelle de l'Université de Lorraine, située à Nancy (54). UL Propuls a pour objectif de soutenir l'innovation et le développement des territoires. Elle encourage la promotion des activités de recherche en permettant aux entreprises d'accéder aux savoir-faire et équipements des laboratoires de l'Université de Lorraine. Nous réalisons des prestations scientifiques et techniques, pour des entreprises et des institutions, avec la collaboration des laboratoires de l'Université de Lorraine.
Notre activité se scinde en quatres pôles :
- Le pôle études avec des activités de prestations scientifiques & technologiques, réalisées pour des entreprises dans différents domaines d'activité (génie des procédés, environnement, textile...). UL Propuls apporte une réponse aux sollicitations techniques des entreprises, en s'adossant sur l'expertise et le matériel des laboratoires de l'Université de Lorraine.
- Le pôle events spécialisé dans l'organisation d'événements scientifiques, qui apporte soutien logistique, conseil et assistance dans l'organisation des manifestations scientifiques d'envergure nationale et internationale.
- Le pôle communication qui accompagne ses clients dans leur projets de communication, de la définition de la stratégie à la création de supports de communication.
- Le pôle innovation avec des activité de commercialisation et de promotion de l'innovation. L'objectif est de développer et commercialiser des produits en lien avec les activités valorisables de l'Université de Lorraine (logiciels ou produits innovants).
Infos complémentaires
Publiée le 28/05/2026 - Réf : 178722033W
