Assistant de Direction Travaux Publics H/F Hays

Missions principales : Accueil et Traitement du courrier

- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques,
- Assurer la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, ...),
- Déposer le courrier à la poste,
- Assurer la sauvegarde informatique. Administratif

- Rédiger des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, ...)
- Assurer la constitution des dossiers administratifs, techniques et chantier,
- Établir les demandes de cautions bancaires,
- Ouvrir les chantiers sur le progiciel,
- Gérer l'envoi et la réception des enquêtes de satisfaction et des certificats de capacité,
- Établir les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers et courriers. Secrétariat Technique

- Établir les DICT / Arrêté et s'assure des retours,
- Mettre en forme les PPSPS, les Plan de Retrait Amiante, les modes opératoires, les DOE et établir les courriers d'envoi,
- Gérer les déclarations de sinistre,
- Déclarer à l'assureur les véhicules ou engins qui doivent être assurés,
- Gérer les dossiers des véhicules et matériels, création, mise à jour, archivage,
- Gérer le suivi des données contenues dans les cartes chronotachygraphe (déchargement carte conducteur, suivi des infractions, établissement des attestations de non conduite...). Appels d'offres

- Élaborer le dossier de candidature, assurer la mise à jour régulière des documents sortants liés au dossier de candidature (dossier de présentation de l'entreprise, tableau de références...),
- Analyser le tableau de prise d'affaires avec une personne des études pour la préparation des dossiers à venir,
- Participer à la gestion de l'offre : mise en forme DQE, DPGF, AE, vérification des pièces demandées, assiste le Directeur ou bureau d'études pour finaliser le dossier.
- Transmettre et classer des dossiers. Missions liées à l'activité de désamiantage

- Mettre en forme et envoyer des plans de retrait amiante et modes opératoires,
- Assurer le suivi administratif des dossiers,
- Établir les demandes de stratégies d'échantillonnage,
- Gérer les analyses amiante,
- Gérer les bordereaux de suivi déchets amiante (assurer le courrier d'envoi au maitre d'ouvrage et la saisie dans le registre des déchets),
- Collecter des demandes de CAP pour classement,
- Gérer le stock « carnets déblais » (approvisionnement, inventaire et saisi des tickets),
- Mettre à jour la liste des numéros de téléphone,
- Assurer l'approvisionnement en fournitures diverses et en carburant.