Détail du poste
Contexte du recrutement et définition de poste
Sous l'autorité et le contrôle du de la chef(fe) du service Evénements et exploitation commerciale, en lien étroit avec les équipes des différents sites et en particulier du Musée de l'Homme et du Parc Zoologique de Paris. Le/la chargé(e) de projets met en oeuvre la politique commerciale, l'accueil et l'organisation d'événements dans les différents sites parisiens du Muséum. Il/Elle coordonne la mise en oeuvre des événements commerciaux ou internes dans les espaces de ces sites et en assure le suivi administratif, organisationnel et logistique.
Pour cela, il/elle a pour principales missions :
Evénementiel et commercial :
- Assurer la promotion, et concrétiser les opportunités de commercialisation des espaces
- Renseigner et honorer les demandes des clients (interne ou externe), dans le respect des contraintes de faisabilité des espaces.
- Faire visiter les espaces aux prospects - clients,
- Assurer les repérages techniques et logistiques d'événements avec les différents types de prestataires, centraliser coordonner leurs interventions lors des événements
- Respecter et faire respecter les consignes d'exploitation des espaces
- Assurer l'interface entre les clients, le Muséum (régie, services de maintenance, accueil, sécurité...) et les prestataires externes
- Etre garant de la qualité d'accueil, et du bon déroulement des événements
- Centraliser la gestion de l'occupation des espaces payants via les plannings d'occupation des espaces
- Appliquer et faire respecter la politique tarifaire en vigueur
Développement :
- Prospection des clients susceptibles d'être intéressés par une location de salles au sein du JdP, du MH ou du PZP: événement promotionnel, réception....
- Développer et concrétiser les opportunités de location d'espaces
- Fidéliser la clientèle
- Elaborer et développer des outils de prospection ( publicité et supports de communication) et en assurer la diffusion
- Atteindre les objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés lors du budget.
Administratif :
- Etablir les devis en assurer le suivi et les relances jusqu'à l'échéance ou la confirmation de réservation
- Etablir les contrats de location à envoyer aux clients et assurer le suivi de traitement dans son intégralité, en interface avec le service juridique.
- Suivre les paiements (et faire les relances le cas échéant) des locations d'espaces dans les délais impartis et contractuels, en lien avec les services financiers.
- Assurer la mise à jour quotidienne des plannings des espaces
- Effectuer ou suivre les demandes de devis des postes techniques inhérents aux exploitations des espaces (frais internalisés aux prestations de locations d'espaces dans le cadre du guichet unique), de l'émission des OS, et des bons de commandes ainsi que le suivi des paiements liés dans le respect des BPU / BPUF des marchés publics liés, et en adéquation avec le budget préalablement provisionné pour chaque poste.
- Renseigner le tableau de bord correspondant au suivi budgétaire du service.
- Reporting au fil de l'eau sur le tableau de bord de l'activité globale du service
Activité contributive :
- Envoi à l'interne des plannings d'occupation des espaces
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, techniques et courriers, classer ; réceptionner, trier et transmettre le courrier ; assurer les photocopies, le tri, l'archivage, etc..
Encadrement :
Encadrement direct : prestataires référencés, stagiaires ou vacataires.
Encadrement indirect : conférenciers, prestataires extérieurs, intendants des salles
Relations professionnelles :
En interne : Travail transversal avec l'ensemble des services du Muséum. Relation très étroite avec les équipes de sites. Rôle d'interface entre les sites et la DGD-R.
En externe : Agences de communication événementielle, direction communication des entreprises, annonceurs de publicité, Ministères, réseau des homologues.
Profil recherché
Formation : Niveau Bac +4/5 (MASTER) Universitaire, commerce, communication
Compétences :
- Maîtrise des techniques commerciales, marketing et communication,
- Aptitude à la négociation commerciale
- Expérience dans une fonction similaire
- Très bonne expérience de terrain,
- Créativité
- Gestion de budget
- Bonne pratique de l'anglais
- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels de bureautique et du logiciel de gestion de salle AGORA
Savoir-être :
- Sens de l'organisation, de l'initiative
- Autonomie et efficacité, réactivité
- Pragmatisme et rigueur
- Ecoute, sens du contact
- Capacité de travailler en équipe
- Dynamique, ouvert et enthousiaste
- Disponibilité lors des pics
- Sens des priorités et respect du délai
- Forte sensibilité culturelle et muséale
- Diplomatie : qualité relationnelle, capacité d'adaptation à un public varié et exigeant, y compris en interne
- Très bonne présentation
- Grande aisance dans l'expression orale et écrite
En outre le/la candidat(e) devra être mobile (titulaire au moins du permis B), et avoir un réseau de contacts événementiels.
Information(s) complémentaire(s)
Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.
Le contrat
Localisation : Jardin des plantes
Contrat : CDD de droit public d'1 an renouvelable
Temps de travail : 35h35 par semaine mais soumis aux contraintes des manifestations organisées, disponibilité nécessaire en soirée ou le week- end
44 jours de congés annuels
Les avantages
Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)
Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)
Restaurant d'entreprise
Prise en charge partielle de votre mutuelle
Un comité social et une association sportive et culturelle
Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités
Publiée le 27/05/2026 - Réf : c7de2fb95bc6531451ecd3d8b53966f0
