Assistante de Direction H/F Sponsor BTP - Chassieu

SPONSOR JOB, agence spécialisée dans le recrutement temporaire et permanent, recherche pour l'un de ses clients une assistante de direction H/F

Missions principales :

Accueil et Traitement du courrier :

Assure l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,

Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,

Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur,

Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques (prend un message écrit : nom, société, numéro de téléphone, date et heure de l'appel, raison de l'appel),

Assure la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, ...),

Dépose le courrier à la poste,

Assure la sauvegarde informatique.

Administratif :

Rédige des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, ...)

Assure la constitution des dossiers administratifs, techniques et chantier,

Etablit les demandes de cautions bancaires,

Ouvre les chantiers sur le progiciel,

Gère l'envoi et la réception des enquêtes de satisfaction et des certificats de capacité,

Etablit les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),

Assure le classement et l'archivage des dossiers et courriers.

Secrétariat Technique :

Etablit les DICT / Arrêté et s'assure des retours,

Met en forme les PPSPS, les Plan de Retrait Amiante, les modes opératoires, les DOE et établit les courriers d'envoi,

Gère les déclarations de sinistre,

Déclare à l'assureur les véhicules ou engins qui doivent être assurés,

Gère les dossiers des véhicules et matériels, création, mise à jour, archivage,

Gère le suivi des données contenues dans les cartes chronotachygraphe (déchargement carte conducteur, suivi des infractions, établissement des attestations de non conduite,...).

Appels d'offres :

Elabore le dossier de candidature, assure la mise à jour régulière des documents sortants liés au dossier de candidature (dossier de présentation de l'entreprise, tableau de références,...),

Analyse le tableau de prise d'affaires avec une personne des études pour la préparation des dossiers à venir,

Participe à la gestion de l'offre : mise en forme DQE, DPGF, AE, vérification des pièces demandées, assiste le Directeur ou bureau d'études pour finaliser le dossier.

Transmet et classe des dossiers.

Missions liées à l'activité de désamiantage :

Met en forme et envoie des plans de retrait amiante et modes opératoires,

Assure le suivi administratif des dossiers,

Etablit les demandes de stratégies d'échantillonnage,

Gère les analyses amiante,

Gère les bordereaux de suivi déchets amiante (assure le courrier d'envoi au maitre d'ouvrage et la saisie dans le registre des déchets),

Collecte des demandes de CAP pour classement.

Gère le stock « carnets déblais REVAGA » (approvisionnement, inventaire et saisi des tickets),

Met à jour la liste des numéros de téléphone,

Assure l'approvisionnement en fournitures diverses et en carburant

Manage et encadre l'assistante administrative,

Propose des actions visant à l'amélioration,

En réfère à N+1 pour l'ensemble de ses missions.