Secrétaire en Charge de l'Accueil des Admissions de la Facturation et du Secrétariat Courant dans la F H/F

Service Public

Activités principales :

· Accueil et prise en charge des personnes (familles, résidents, visiteurs etc.), dans son domaine

· Information et conseil à des tiers (familles, résidents, partenaires, etc.) dans son domaine d'activité

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

· Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité

· Traitement des courriers simples, documents (note d'information, note de service, affiches, menus...) dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

· Facturation de l'hébergement des résidents, des bénéficiaires de l'hébergement alternatif et des établissements partenaires

· Mise en paiement des factures fournisseurs de fonctionnement et des factures travaux

· Suivi des inscriptions aux activités (repas de Noel, réunions...)

· Suivre l'organisation, l'élaboration des comptes-rendus et des décisions prises en Conseil de la Vie Sociale et en Commission de Coordination Gériatrique

· Archivage

· Destruction de documents après validation

· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et de comptes-rendus

· Commande de produits et de matériels dans son domaine d'activité (devis, envoi, suivi, contrôle, relance...)

· Saisie des données dans le cadre des enquêtes ou des obligations réglementaires (énergie, alimentation...)

Participation aux réunions touchant à son domaine d'activité et aux réunions Inter Service

Vos missions:

Accueil:

Vous recevez, renseignez et orientez les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché en face à face, par téléphone, par courrier ou par messagerie.

Paiement des factures:

Vous prenez en charge les factures des fournisseurs de fonctionnement et des travaux dans le respect du plan comptable.

Facturation:

Vous assurez la facturation de l'hébergement des résidents, payants ou à l'aide sociale, des bénéficiaires de l'hébergement alternatif et des établissements partenaires.

Secrétariat:

Vous suivez les processus administratifs. Pour le service administratif, vous réalisez des mails et des courriers, les affiches, les notes... Vous assurez la réception des communications téléphoniques, transmettez aux services adaptés et prenez des messages. Vous participez aux réunions et réalisez la prise de note et les comptes-rendus.

Suivi de projets:

Vous êtes référente projets sur certains dossiers de vos domaines de compétences notamment autour du partenariat crèche, du Conseil de la Vie Sociale ou du respect de la loi EGALIM et de sa valorisation.