Assistant de Direction H/F

JOST

Dans le cadre du renforcement de notre équipe, nous recherchons un(e) :

Assistant(e) de Direction (H/F)

Véritable support de la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'entreprise. Vous jouez un rôle central dans la coordination des informations, le suivi des dossiers et l'organisation quotidienne des activités.

Vos principales responsabilités :

1. Organisation de l'agenda de la Direction et accueil

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps du dirigeant (prise de rendez-vous, gestions des courriers et e-mails, congés...).
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Assurer l'accueil physique des visiteurs et partenaires de la Direction
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques, journées portes ouvertes, ...) en lien avec la Direction.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des dirigeants (documentation, notes, rapports, supports de présentation pour les réunions...).
- Assurer la préparation et le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction

2. Gestion, suivi et archivage des documents de Direction

- Réceptionner, trier et prioriser le courrier afin de transmettre les informations essentielles à la Direction.
- Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.
- Préparer, rédiger et diffuser les notes de service et communications internes.
- Organiser le classement, le tri et l'archivage des documents physiques et numériques.
- Collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations administratives.
- Assurer la gestion et l'actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire.
- Effectuer des points réguliers auprès de la Direction : suivi et avancements des dossiers, rendez-vous planifiés, courriers à transmettre, ...
- Élaborer et mettre en forme des outils de suivi : tableaux de bord, indicateurs, reporting, ...
- Structurer et assurer la transmission des informations entre les services internes et les partenaires externes (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
- Assurer le suivi administratif des procédures d'appels d'offres.

Cette liste est non exhaustive...

Compétences et qualités recherchées :

Techniques :

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Bonne connaissance des procédures administratives et des appels d'offres appréciée.

Personnelles :

- Sens de l'organisation et de la confidentialité.
- Rigueur et autonomie.
- Réactivité et gestion des priorités.
- Excellent relationnel et sens du service.
- Polyvalence et capacité d'adaptation.

Profil recherché :

- Formation : Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, administration des entreprises ou équivalent.
- Expérience : Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire souhaitée.

Conditions et environnement de travail :

- Type de contrat : CDI - forfait jours
- Lieu : Molsheim (67)
- Rémunération : selon expérience
- Avantages : environnement de travail convivial, formations régulières, primes, mutuelle, ...

Pourquoi rejoindre JOST ?

- Intégrer une entreprise familiale reconnue
- Évoluer dans un environnement convivial,dynamique et à taille humaine
- Participer activement au fonctionnement quotidien de l'entreprise

Basée à Molsheim (67), JOST est une entreprise familiale reconnue depuis plus de 60 ans dans les domaines de la motoculture, de l'horticulture, du paysagisme et du maraîchage.