Les missions du poste
L'agglomération Paris-Saclay recrute son nouvel Assistant mutualisé des Directeurs Généraux Adjoints H/F pour optimiser la gestion de leur activité, dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la fiabilité et la réserve. Véritable relais avec les services, vous contribuez à fluidifier la circulation de l'information et du fonctionnement avec les directeurs et responsables de service.
A ce titre, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :
- Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Organiser l'agenda de 4 directeurs généraux adjoints : tenue et prise des rendez-vous en fonction de leurs priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements
- Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de l'archivage des dossiers, suivi de projets et activités de la direction générale, intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels
- Organiser et la planifier des réunions : rédaction des ordres du jour, respect des délais de transmission de documents avant les réunions, prise des notes lors des réunions et rédaction des comptes-rendus
- Assurer un soutien à l'organisation des séminaires, réunions, conférences, accueil de nouveaux arrivants et autres événements professionnels
- Etre référent·e sur les questions RGPD et data pour les DGA
- Préparer et suivre le tableau des astreintes de la collectivité
Mission complémentaire : aide ponctuellement en cas d'absence des assistantes de la DGS ou du Président
Relations fonctionnelles :
- Relations régulières avec les directions de l'agglomération
- Contacts avec les élus communautaires, les communes du territoire et les partenaires institutionnels extérieurs
Le profil recherché
Fort·e d'une première expérience sur un poste d'assistanat administratif, vous avez une bonne connaissance du fonctionnement, de l'organisation et de l'environnement des collectivités et des établissements publics intercommunaux. Vous maitrisez les enjeux administratifs de l'intercommunalité et vous comprenez les processus décisionnels et le cadre juridique des collectivités territoriales.
Une connaissance du territoire sera appréciée.
Savoir faire
- Bon niveau d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, qualité rédactionnelle et aptitude à la prise de notes
- Maitrise des techniques de communication écrite et orale
- Techniques d'analyse et de gestion de l'information
- Connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels bureautiques et informatiques
- Capacité d'analyse, de synthèse, de rédaction et d'organisation
- Réel sens de l'organisation et de la gestion du temps de travail
Savoir être
- Capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Capacité d'adaptation à son niveau d'interlocuteur et aux situations
- Qualité relationnelles, sens de l'écoute et du contact, tact et diplomatie
- Travailler en transversalité et équipe
- Avoir le sens des responsabilités
- Faire preuve d'initiative, de disponibilité et de réactivité
- Respecter la confidentialité
- Savoir rendre compte
Bienvenue chez Paris Saclay Agglomération
A 20 km de Paris, la Communauté d'agglomération Paris-Saclay exerce des compétences variées : développement économique, aménagement, transports, espaces publics, numérique, équipements culturels et sportifs, transition écologique etc.
La communauté d'agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d'atouts uniques en Ile-de-France notamment par l'importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.
Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l'agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l'apprentissage, de l'égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.
Infos complémentaires
- Dispositif de télétravail en fonction de l'activité exercée
- Cycle de travail de 39 heures hebdomadaires (25 jours de congés annuels / 23 jours de RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS, restaurant inter entreprise, participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport / forfait mobilité durable
- Pics d'activité à prévoir selon les impératifs du service
Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
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Vous postulez à une offre d’emploi et déposez votre CV, également sur le site Paris Saclay
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Si le profil correspond, nous prenons contact avec vous pour un entretien
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Vous passez l’entretien
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Selon le niveau hiérarchique du poste, un second entretien peut vous êtes proposé
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Vous êtes tenu informé dans les jours/semaines à venir de la décision finale
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Bienvenue à l’agglomération Paris Saclay !
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La carte
21 Rue Jean Rostand
91400 Orsay
Publiée le 25/05/2026 - Réf : 4092448/28927851 AMDDGA/91O
